“Veilige Mail inzetten om met de Rechtspraak te communiceren bespaart ons simpelweg veel tijd. Daarnaast weten we zeker dat belangrijke informatie gegarandeerd (en op tijd) aankomt.” Mr. Liana Vieira, VIVE Advocaten

In verband met het coronavirus geldt vanaf 9 april 2020 de tijdelijke algemene regeling zaaksbehandeling Rechtspraak. Processtukken en berichten die normaal per post of fax verstuurd moesten worden, kunnen nu via Zivver verstuurd worden. Wat betekent de overgang van fax naar veilig mailen voor de sector? We spreken advocate mr. Liana Vieira van VIVE Advocaten in Rotterdam.

Uitdaging

“De Rechtspraak is van origine vrij traditioneel wat betreft communicatie. Zo draait de fax in de sector nog overuren bij het communiceren met de Rechtspraak en externen. Voor het starten van een procedure moesten advocaten en deurwaarders alle aangeleverde documentatie die bijdraagt aan de zaak faxen naar de Rechtbank en de wederpartij.”

“Wanneer de datum voor de zitting bekend is, kan er tot tien dagen voor de mondelinge behandeling stukken ingediend worden indien het om een familiezaak, zoals een echtscheiding, gaat. Daarnaast moet alle documentatie in vijfvoud aangeleverd worden bij de vier gerechtshoven. Voor drie rechters, de griffier en de wederpartij. Al met al veel administratieve handelingen middels redelijk ouderwetse communicatiemiddelen. De fax stamt uit een tijd van ver voordat ik geboren was. Dit moet toch anders kunnen anno 2021”, aldus mr. Vieira.

Oplossing

“Zelfs de sceptici hebben nu kunnen inzien dat het wél kan. Met de voorlopige invoer van het mailen met de Rechtbank en het digitaal indienen van processtukken is er een belangrijke stap gezet in de richting van een meer eigentijdse wijze van procederen.”

Het op een veilige manier verwerken van documenten kost veel tijd. “Het is zeer belangrijk om op een juiste manier met privacygevoelige data om te gaan. Als advocaten werken wij veel uiteenlopende informatie. In mijn geval gaat het vaak om medische informatie (bijvoorbeeld bij een medische misser, een auto-ongeval), persoonsgegevens, processtukken, uittreksels, trouwaktes en informatie van de Raad van Rechtsbijstand. Vertrouwelijke informatie die dus in veelvoud gefaxt moet worden. Doordat dit proces nu gedigitaliseerd is, besparen wij veel tijd. En daarbij weten we zeker dat het aankomt!”

Resultaten

Digitalisering in de sector is al jaren een belangrijk onderwerp. “Mailen met de Rechtbank was tot voor kort meer uitzondering dan regel. Er is jarenlang gewerkt aan digitalisering van de sector; er is veel tijd, energie en geld gestoken in het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI). Uiteindelijk is besloten om te stoppen met het programma. Het is fijn dat er nu -al dan niet gedwongen door de omstandigheden- weer stappen worden gezet. Zelfs de sceptici hebben nu kunnen inzien dat het wél kan. Met de voorlopige invoer van het mailen met de Rechtbank en het digitaal indienen van processtukken is er een belangrijke stap gezet in de richting van een meer eigentijdse wijze van procederen.”

“En bovenal”, besluit mr. Vieira, “... is het uiteindelijk een veel groenere manier van procederen. Doordat we steeds meer digitaal kunnen, wordt er al veel minder geprint en hopelijk kan dit in de toekomst nog beter en vergroent de sector door digitalisering.”