Het Psycho-Sociaal Centrum Sint-Alexius-Elsene biedt psychosociale opvang en begeleiding voor (jong)volwassenen met een psychotische problematiek. De voorziening heeft een aanbod van partiële hospitalisatie, zowel dag als nacht en intensieve psychiatrische thuisbegeleiding (ACT). Aan het centrum zijn twee projecten beschut wonen verbonden. De bewoners verblijven in gemeenschapshuizen, individuele studio's of pensions. Privacy is een belangrijk speerpunt voor de organisatie.

Patrick Bervoets, DPO, vertelt hoe de samenwerking van PSC St-Alexius Elsene en Zivver eruit ziet aan de hand van de uitdaging, de oplossing en de eerste resultaten.

Uitdaging: privacy van patiënten waarborgen in digitale communicatie

“Privacy garanderen van patiënten is voor onze instelling erg belangrijk, het is onethisch om daar in de 21e eeuw te gemakkelijk mee om te gaan. Voor Zivver hadden we geen echte oplossing. Er was een afspraak om zo mogelijk te werken met patiëntennummers en initialen. Daar hadden we geen formeel document rond. Dit was eerder vrijblijvend en bovendien vaak onhandig. Dit proces kan beschouwd worden als een periode van bewustvorming binnen onze voorziening rond het gebruik van privacygevoelige gegevens. Uiteindelijk hebben we er daarom voor gekozen op zoek te gaan naar een professionele oplossing. We zijn het onze patiënten verplicht hier zorgvuldig mee om te gaan.”

Uiteraard willen de meeste organisaties privacy garanderen, maar het moet niet in de weg gaan staan van de dagelijkse werkzaamheden. Bervoets: “Gebruiksgemak stond daarom centraal in de selectie voor een oplossing. De zoektocht bracht ons al snel in contact met Zivver.”

“Zivver is makkelijk in gebruik mede dankzij de vele integratiemogelijkheden. Uiteindelijk waren integraties van Zivver in Outlook en Obasi belangrijke redenen om voor Zivver te kiezen.”

De oplossing: PSC Sint-Alexius-Elsene integreert veilig mailen in huidige manier van werken

Psycho-Sociaal Centrum Sint-Alexius-Elsene toonde interesse in de oplossing voor Veilig Mailen van Zivver. Belangrijk was dat ook grote bestanden veilig gedeeld konden worden. Het was tevens een zeer aangename verrassing dat Zivver ook integreert in Obasi, het elektronisch patiëntendossier (EPD) dat zij gebruiken.

Patrick Bervoets: “In eerste instantie zochten we naar een eenvoudige veilige manier om intern voornamelijk praktische maar privacygevoelige informatie te delen. Maar tijdens het analyseproces kwam al snel onze externe stromen ter sprake. Alhoewel die eerder beperkt leken, merkten we gaandeweg toch dat deze uitgebreider zijn dan vermoed. We beseffen dat het soms moeilijk zal zijn om externe partijen te overtuigen van onze oplossing, maar er is besloten om te werken naar een zo volledig mogelijke dekking. Op deze manier zijn wij ervan overtuigd toekomstgericht te werken, gezien de opkomst van Europese wetgeving rondom zorgcommunicatie en dataveiligheid.”

Het is een groot voordeel voor Belgische organisaties dat Zivver veel ervaring heeft met implementatie van haar platform voor veilige communicatie binnen de gezondheidszorg in Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. In Nederland gelden al specifieke wetten voor veilige zorgcommunicatie zoals de Wvggz-wet en de NTA 7516 normering. Deze wetten leggen onveilige zorgcommunicatie aan banden en garanderen zo de privacy van patiënten.

De NTA 7516 normering vereist zelfs van zorgorganisaties dat zij gebruikmaken van een oplossing voor veilig mailen, zoals Zivver. Naar verwachting zal soortgelijke wetgeving op termijn gelden in heel Europa. In België werken veel zorgorganisaties ook al met Zivver. Denk aan Universitair Ziekenhuis Antwerpen, UZ Gent, maar bijvoorbeeld ook OPZ Geel en Centre Neuro Psychiatrique Saint-Martin - onderdeel van Broeders van Liefde.

De resultaten: toekomstbestendige zorgverlening aanbieden met Zivver als partner

Richard Sommer van Zivver werkt al een aantal jaar met organisaties in België. Hij ziet steeds meer animo vanuit de psychosociale zorg. “De koppeling met Obasi maakt het gebruikt van veilig mailen erg toegankelijk voor zorgorganisaties in België. Daarnaast merk ik dat steeds meer organisaties toekijken hoe Nederland onveilige zorgcommunicatie aan banden legt. Het is naar verwachting een kwestie van tijd dat dit ook in België van toepassing wordt. Organisaties die nu investeren in veilig mailen zijn toekomstbestendig en hoeven in een later stadium minder gedragsverandering te bewerkstelligen. Dat is zeer positief.”

Bervoets: “Wij vragen onze collega’s om interne mailcommunicatie met privacy- of andere gevoelige informatie steeds beveiligd te versturen. We hebben er voor gekozen om een uitgebreide lijst van sleutelwoorden toe te passen. In de praktijk wordt het meeste reeds beveiligd verstuurd. Vooralsnog hebben we nog geen formele policy opgesteld rond het gebruik van Zivver. We blijven eerst inzetten op motivering omdat verleiden beter werkt dan regels opleggen. De 'Bedrijfsregels' van Zivver helpen daarbij en attenderen medewerkers wanneer zij informatie beter beveiligd kunnen versturen. Voor de externe communicatie bouwen we dit langzaam op.”

Hij besluit: “Uiteindelijk waren integraties van Zivver in Outlook en Obasi belangrijke redenen om voor Zivver te kiezen. Op deze manier garanderen we de privacy van onze patiënten op een gebruiksvriendelijke manier. Het is voor mij belangrijk dat wij ethisch verantwoordelijk met onze patiënten omgaan. Dat betekent in de 21e eeuw ook privacy online garanderen. Onze zorgverlening is op deze manier in vele facetten toekomstbestendig.”

Nieuws: Belgische overheid selecteert Zivver als ‘aanbevolen platform’ voor zorgcommunicatie om veilige uitwisseling van bestanden en informatie te stimuleren

Het ligt in de lijn der verwachtingen dat veel organisaties in de Belgische zorgsector het voorbeeld van Psycho-Sociaal Centrum Sint-Alexius-Elsene in 2021 zullen volgen. Naar aanleiding van de uitbraak van Covid-19 werd de adoptie van nieuwe technologie in de Belgische zorgsector immers versneld.

Om de ontwikkelingen nauwlettend te volgen en zorgverleners te helpen bij het maken van de juiste softwarekeuze werd door de overheid de Task Force ‘Data & Technology against Corona’ opgericht. De Task Force heeft in mei 2021 zijn werkzaamheden beëindigd en komt met een aanbeveling voor het veilige communicatieplatform van Zivver in de Belgische zorgsector.

Richard Sommer van Zivver: “Dit brengt de vraag naar Zivver in België in een stroomversnelling. Het is een mooi vooruitzicht dat de Belgische zorgsector veilig mailen steeds vaker omarmt.”