Probefahrt mit neuer Software

Wenn man ein Produkt zur langfristigen Anwendung einkauft, erprobt man es am besten vorab und in der tatsächlichen Nutzung. Dieses Prinzip gilt nicht nur beim Autokauf, sondern auch beim Einführen einer neuen Software. In diesem Kontext bezeichnet man die Probefahrt - wie üblich im IT-Englisch - als „Proof of Concept”. Dieser vorangestellte Probelauf in der eigenen Organisation ist nicht nur für die Kaufentscheidung hilfreich. Vor allem ist er von Bedeutung für die Akzeptanz durch die angehenden Endnutzer.

Warum brauchen wir diese (neue) Lösung jetzt? Wie passt die Software zu unseren bestehenden Abläufen? Lässt sich das nicht einfacher lösen? Wie wird das Projekt Implementierung gemanagt? Im Hinblick auf diese Fragen ist es essenziell, dass Mitarbeiter früh und umfassend eingebunden werden. Das Thema Datenschutz liefert ein passendes Beispiel: Das Verarbeiten und Austauschen von datenschutzrelevanten Informationen gehört für viele Mitarbeiter zum Tagesgeschäft. Doch nur ein Bruchteil von ihnen setzt sich tiefgehend mit gesetzlichen Vorgaben wie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder technischen Grundlagen der IT-Sicherheit auseinander. Für Mitarbeiter mit ganz anderen Kernaufgaben sollte eine Softwarelösung den Datenschutz entsprechend erleichtern und unterstützen. Um zukünftige Nutzer zu überzeugen, muss dabei transparent sein, warum bestehende Kommunikationsprozesse nicht (mehr) sicher genug sind, um interne oder externe Vorgaben zu erfüllen. Und wenn Prozesse schon umgestellt werden, dann sollten Mitarbeiter sich entlastet und abgesichert fühlen - statt eingeschränkt oder überwacht.

Der Probelauf als Proof of Concept
Bei Zivver gilt es daher als Standard, dass neue Kunden nicht nur von Anfang an bei der internen und externen Kommunikation rund um die Einführung unterstützt werden. Um den Mehrwert einer Software-Lösung speziell für die Organisation herauszustellen, kann es zudem entscheidend sein, diesen vorab zu erproben und möglichst greifbar zu belegen. Die Möglichkeit dazu bietet ein Proof of Concept - ein zeitlich begrenzter Probelauf mit einer Pilotgruppe innerhalb der eigenen Organisation.

Gemeinsam werden dabei sogenannte „Use Cases” definiert, also konkrete Anwendungsfälle in den digitalen Kommunikationsprozessen der Organisation, bei denen Mitarbeiter und der Austausch von Informationen gegen Datenschutzrisiken abgesichert werden sollen. Bei der Zusammensetzung der Pilotgruppe werden Teilnehmer aus möglichst verschiedenen Abteilungen und Rollen ausgewählt, damit nicht nur Mitarbeiter der IT-Abteilung eine neue Software testen. Vielmehr sollen gerade auch weniger technisch interessierte Nutzer am Probelauf teilnehmen, um die Benutzerfreundlichkeit aus der Sicht derjenigen zu bewerten, die entweder täglich oder nur am Rande ihrer Aufgaben mit Zivver arbeiten werden. 

Nach einer einführenden Benutzerschulung und versorgt mit Informationsmaterial erhält die Pilotgruppe dann Gelegenheit, die Software im vollen Funktionsumfang und innerhalb des eigenen Arbeitsalltags auszuprobieren. Kein versuchsweises Klicken durch einen Demo-Account, keine Testumgebung mit fiktiven Beispielen. Die Teilnehmer erproben unter realen Bedingungen, wie Zivver sich in ihre berufliche Kommunikation einfügt. 

Am Ende wird evaluiert: Die Teilnehmer der Pilotgruppe bewerten (anonym, per online Befragung) ihre Erfahrungen mit Zivver im Hinblick auf die vereinbarten Ziele und Use  Cases. Sie haben zudem die Möglichkeit, Fragen, Wünsche und Kritik zu äußern, die während der Probephase bei ihnen aufgekommen sind. So hat man als Entscheidungsträger am Ende der Testphase nicht nur belastbare Erfahrungswerte von den eigenen Mitarbeitern vorliegen. Es werden auch konkrete Ansatzpunkte aufgezeigt, die beim organisationsweiten Ausrollen der Lösung in Betracht gezogen werden können, um Fragen vorwegzunehmen und die Akzeptanz zu erhöhen.

Proof of Concept am Universitätsklinikum Frankfurt
Am Universitätsklinikum Frankfurt (UKF) hat Sales Executive Elisa Matschke diesen Prozess von Beginn der Kooperation an als Zivver-Expertin betreut. Sie erinnert sich, dass es vor allem der anwendungsorientierte Ansatz war, der das UKF und Zivver als Partner zusammengebracht hat: „Vom ersten Gespräch an waren wir uns einig, dass digitale Kommunikation in der Patientenversorgung nie ein Selbstzweck ist. Vielmehr soll sie zur empfundenen Betreuungsqualität beitragen und die administrativen Prozesse erleichtern oder beschleunigen.”

Genau das entspricht den Zielen der Digitalisierung im Gesundheitswesen aus Sicht von Michael von Wagner, dem ärztlichen Leiter für medizinische Informationssysteme (CMIO) am UKF. „Für uns ist es etwa wichtig, dass sich die Mitarbeiter in den Ambulanzen auf die Patienten konzentrieren können, statt am Telefon festzuhängen.” Dafür ist es entscheidend, dass sich auch datenschutzkritische Prozesse verlässlich sicher digital umsetzen lassen, wie etwa die Terminabstimmung oder Übergaben bei der Entlassung: „Dabei fühlen wir uns den Datenschutzrechten unserer Patienten immer ebenso verpflichtet wie der Rechtssicherheit unserer Mitarbeiter,” betont Herr von Wagner im Hinblick auf die von ihm betreuten Projekte zur digitalen Transformation am UKF.Entsprechend wurden die Teilnehmer und Anwendungsfälle für den Proof of Concept am UKF ausgewählt: Wo sind die Schmerzpunkte - hier metaphorisch gesprochen -  bei der ad hoc Kommunikation mit hoffentlich einmaligen Patienten in der Ambulanz? Was ist anders bei chronisch kranken Patienten, die wiederholt behandelt werden? Gibt es Widerstände gegen das Erfassen einer Handynummer für die Empfängerverifizierung mit 2FA? Wie können Dritte mit eingebunden werden, wenn etwa weit entfernt wohnende Kinder für ihre Eltern Arztberichte nachreichen?

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Gerade als der Pilottest am UKF angelaufen war, verdrängte die COVID-19 Pandemie den beruflichen Alltag, in dem er erfolgen sollte. Der Zeitraum für die Testphase wurde entsprechend verlängert und zeigte so auch gleich den Einsatz von Zivver im Ausnahmezustand. Umso erfreulicher war der Rücklauf und die überaus positive Bewertung im Rahmen der abschließenden Evaluation! Diese dient nun als Zwischenbericht ebenso wie als Startschuss für die nächste Phase in der Zusammenarbeit. „Es ist sehr ermutigend zu sehen, wie viel positives Feedback schon nach so kurzer Zeit zurückkommt. Und wir haben interessante Fragestellungen für die nächste Projektphase identifiziert,” sagt Elisa Matschke mit Blick auf die Entwicklungspartnerschaft, in die das UKF und Zivver auf Basis der Ergebnisse des Proof of Concept gestartet sind.Universitätsklinikum-Frankfurt_3Ein Zwischenbericht zum Proof of Concept am UKF ist hier kostenlos als PDF zum Download verfügbar.

Beraten und Konfigurieren auf Maß
Zivver wird  im nächsten Schritt nun campusweit für die UKF-Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Oliver Kiefer, DACH-Manager bei der Zivver GmbH betont, dass alle Voraussetzungen für diesen Rollout bereits gegeben sind: „Auch bei einem Proof of Concept ist der erste Schritt immer die technische Implementierung, bei der wir vorab testen, ob alles reibungslos funktioniert. Wir unterstützen die hausinternen Administratoren dabei aktiv und in dem Umfang, der für sie jeweils erforderlich ist. Immerhin unterscheidet sich die Infrastruktur zwischen Organisationen mitunter sehr stark.” Bei manchen Kunden ist etwa bereits ein Active Directory im Einsatz, andere erwägen zum ersten Mal einen Single Sign-On, und bei manchen geht Zivver sogar direkt in die Koordination mit anderen Providern. „Unser Beitrag bei der Implementierung wird immer auf Maß geschnitten, nicht als Einheitsmodell verkauft,” so Oliver Kiefer. Wie auch die Option eines Proof of Concept gehört die Beratung zur technischen Konfiguration mit zum SaaS-Ansatz von Zivver.

Interesse an einem Proof of Concept in Ihrer Organisation?
Wir helfen Ihnen gerne weiter: sales@zivver.com


 

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