Ontdek hoe VIVE Advocatuur gebruikmaakt van Zivver

Klantverhalen

Juridische dienstverlening

Efficiëntieslag door Veilig Mailen met de Rechtspraak

"Veilige Mail inzetten om met de Rechtspraak te communiceren bespaart ons simpelweg veel tijd. Daarnaast weten we zeker dat belangrijke informatie gegarandeerd (en op tijd) aankomt."

Mr. Liana Vieira, VIVE Advocaten

In verband met het coronavirus geldt vanaf 9 april 2020 de tijdelijke algemene regeling zaaksbehandeling Rechtspraak. Processtukken en berichten die normaal per post of fax verstuurd moesten worden, kunnen nu via Zivver verstuurd worden. Wat betekent de overgang van fax naar veilig mailen voor de sector? We spreken advocate mr. Liana Vieira van VIVE Advocaten in Rotterdam.

VIVE Advocaten maakt gebruik van:

Zivver Mail via De Rechtspraak

Rechtspraak vrij traditionele sector betreft communicatie

"De Rechtspraak is van origine vrij traditioneel wat betreft communicatie. Zo draait de fax in de sector nog overuren bij het communiceren met de Rechtspraak en externen. Voor het starten van een procedure moesten advocaten en deurwaarders alle aangeleverde documentatie die bijdraagt aan de zaak faxen naar de Rechtbank en de wederpartij."

"Wanneer de datum voor de zitting bekend is, kan er tot tien dagen voor de mondelinge behandeling stukken ingediend worden indien het om een familiezaak, zoals een echtscheiding, gaat. Daarnaast moet alle documentatie in vijfvoud aangeleverd worden bij de vier gerechtshoven. Voor drie rechters, de griffier en de wederpartij. Al met al veel administratieve handelingen middels redelijk ouderwetse communicatiemiddelen. De fax stamt uit een tijd van ver voordat ik geboren was. Dit moet toch anders kunnen anno 2021”, aldus mr. Vieira.

“Cliënten leveren soms informatie aan op de laatste dag voor een deadline. Het komt wel eens voor dat de fax bij de Rechtbank dan overbelast is. Lukt het niet om voor 12 uur ‘s nachts de informatie te faxen, dan wordt het niet meegenomen in het proces. Door Veilige Mail in te zetten, weet je zeker dat de informatie aankomt. Verdere voordelen zie ik vooral op efficiëntie vlak.”

"Zelfs de sceptici hebben nu kunnen inzien dat het wél kan. Met de voorlopige invoer van het mailen met de Rechtbank en het digitaal indienen van processtukken is er een belangrijke stap gezet in de richting van een meer eigentijdse wijze van procederen.”

Tijdsbesparing

Het op een veilige manier verwerken van documenten kost veel tijd. “Het is zeer belangrijk om op een juiste manier met privacygevoelige data om te gaan. Als advocaten werken wij veel uiteenlopende informatie. In mijn geval gaat het vaak om medische informatie (bijvoorbeeld bij een medische misser, een auto-ongeval), persoonsgegevens, processtukken, uittreksels, trouwaktes en informatie van de Raad van Rechtsbijstand. Vertrouwelijke informatie die dus in veelvoud gefaxt moet worden. Doordat dit proces nu gedigitaliseerd is, besparen wij veel tijd. En daarbij weten we zeker dat het aankomt!”

Digitalisering

Digitalisering in de sector is al jaren een belangrijk onderwerp. “Mailen met de Rechtbank was tot voor kort meer uitzondering dan regel. Er is jarenlang gewerkt aan digitalisering van de sector; er is veel tijd, energie en geld gestoken in het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI). Uiteindelijk is besloten om te stoppen met het programma. Het is fijn dat er nu -al dan niet gedwongen door de omstandigheden- weer stappen worden gezet. Zelfs de sceptici hebben nu kunnen inzien dat het wél kan. Met de voorlopige invoer van het mailen met de Rechtbank en het digitaal indienen van processtukken is er een belangrijke stap gezet in de richting van een meer eigentijdse wijze van procederen.”

“En bovenal”, besluit mr. Vieira, “... is het uiteindelijk een veel groenere manier van procederen. Doordat we steeds meer digitaal kunnen, wordt er al veel minder geprint en hopelijk kan dit in de toekomst nog beter en vergroent de sector door digitalisering.”

Lees meer over Veilig Mailen voor de juridische sector.

Liever een offerte? Dit kun je verwachten.

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, is het van belang dat al je specifieke wensen, ideeën en eisen worden meegenomen in de offerte.

Daarom bespreken we jouw uitvraag graag samen. In een kort gesprek met een van onze specialisten:

Worden al je wensen en ideeën direct besproken.
Krijg je - indien gewenst - de mogelijkheid om een demo te boeken.
Leggen we samen de basis voor de offerte, helemaal op maat voor jouw organisatie.

Vul het formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.