Klantcase Samenwerkingsverband Amsterdam Diemen

Profiel klant

Het Samenwerkingsverband Primair Onderwijs Amsterdam Diemen bestaat uit 45 schoolbesturen met in totaal tweehonderdveertig scholen. Het is een vereniging waar alle schoolbesturen in Amsterdam en Diemen lid van zijn – zowel de besturen in het primair onderwijs (het reguliere onderwijs) als die in het speciaal basisonderwijs (SBO) en het speciaal onderwijs. Wij spraken met Danielle Drenthen (office manager) en Caroline Wesseling (onderwijsadviseur). 

Case

De medewerkers van het SWV Primair Onderwijs Amsterdam Diemen verwerken erg veel privacygevoelige informatie. Danielle Drenthen: ‘We werken dagelijks met dossiers van leerlingen, die we vaak verzenden. Daarnaast zijn er ook andere documenten en e-mails met informatie over leerlingen die we versturen naar scholen, ouders en hulpverleningsinstanties. Dat gebeurde via e-mail, de onveilige weg. Want e-mail is snel en makkelijk, iedereen heeft het. En als er geen e-mailadres bekend was, stuurden we informatie per post.’

‘Ik was me er altijd al bewust van dat gewone e-mail niet veilig genoeg is. Je verspreidt veel gevoelige informatie waar iets mis mee kan gaan. Dat gebeurde af en toe ook wel. Denk aan een e-mail naar een verkeerd adres sturen, waardoor informatie op de verkeerde plek terecht kwam. Maar e-mailen is heel gebruikelijk.'

'De introductie van de nieuwe wetgeving was een mooi moment om actie te ondernemen en ons te verdiepen in wat er allemaal mogelijk is.’

Het samenwerkingsverband liet een quickscan Digitale Veiligheid uitvoeren door organisatieadviesbureau Berenschot, ZIVVER en OOG onderwijs en jeugd. ‘Uit de scan bleek dat onveilig mailen een groot risico vormde binnen onze organisatie. We maakten kennis met ZIVVER en dat sprak ons meteen aan. We hebben een offerte opgevraagd en sinds april dit jaar mailen we veilig.’

‘De implementatie en de communicatie met ZIVVER verliep soepel. Alles ging eigenlijk heel snel. Intern moesten we wel het een en ander regelen, zoals het instellen van alle notificatieberichten. Kleine dingen, maar je moet er wel even voor gaan zitten. We wilden het goed voor elkaar hebben, voordat we veilig mailen bij onze collega’s introduceerden. Gelukkig biedt de supportafdeling van ZIVVER goede en snelle ondersteuning’, zegt Drenthen.

Caroline Wesseling, onderwijsadviseur: ‘We moeten mailen met zeker tweehonderdveertig scholen en op elke school weer met diverse contactpersonen. Het was even puzzelen hoe we gebruik maken van de tweede factor. Uiteindelijk gebruiken alle scholen een code die schoolbreed geldt. We hebben dus bij de start tweehonderdveertig berichten verstuurd, met uitleg en een code.’

‘Met de ouders waarmee we contact onderhouden spreken we een toegangscode af, of ze krijgen de optie tot een SMS-code. We hebben te maken met veel verschillende ouders en we willen het iedereen zo makkelijk mogelijk maken. Veilig mailen vraagt om wat meer uitleg in het traject, daarom is het fijn dat ZIVVER zo gebruiksvriendelijk is. De notificatiemail is bijvoorbeeld heel duidelijk.’

Conversatiestarter

‘Reguliere scholen kunnen zich al sinds een paar jaar veilig bij ons aanmelden via het zogenaamde digitale groeidocument, maar voor andere organisaties (zoals scholen voor speciaal (basis) onderwijs) was die mogelijkheid er niet. Aanmelden ging nog via post of gewone e-mail. Nu kunnen ook zij ons veilig mailen met de conversatiestarter op onze website. En dat gebeurt regelmatig. Dat is voor die scholen ook mooi, want ze hebben lang nog niet allemaal nagedacht over beveiligd mailen’ zegt Drenthen. Wesseling: ‘Als mensen mij iets willen sturen, stuur ik ze soms eerst een ZIVVER-bericht toe, zodat ze daarop kunnen reageren. Dat komt op hetzelfde neer.’

‘De bewustwording van privacygevoelige informatie in berichten is voor ons een continu proces. Daarnaast moeten we afbakenen: wanneer zetten we de beveiliging aan of juist uit? Het moet veilig maar ook werkbaar blijven. Veilig mailen vraagt om een andere werkwijze. Je moet er iets extra’s voor doen, maar dat is nou eenmaal zo. ZIVVER is dan een hele makkelijke oplossing.’

Download de klantcase SWV Amsterdam Diemen

Download de klantcase hier in pdf-formaat.

Download klantcase

Andere klantcases