Klantverhalen

zorg

Geen 'gedoe' meer met veilig mailen, kosten besparen en efficiënter werken

Ivar van der Loos

“Met Zivver gaan we kosten en tijd besparen omdat we nu veel minder gebruik gaan maken van het versturen van gevoelige informatie per aangetekende post.” 

Ivar van der Loos, Privacy Officer bij Pluryn

Pluryn Kliniek

Zorgorganisatie Pluryn ondersteunt jongeren en volwassenen bij het vergroten van kansen op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Ook als de problematiek complex is. De eigen kracht en toekomstwensen zijn daarbij het uitgangspunt. Pluryn is een landelijk werkende organisatie met meer dan 400 locaties. Er werken 7.400 professionals en 1.000 vrijwilligers. Jongeren en volwassenen komen voor behandeling en ondersteuning: zowel aan huis als in onze voorzieningen voor gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ. Leren, werken en vrijetijdsbesteding zijn onderdeel van de zorg.   

Ivar van de​r Loos, Privacy Officer: “Wij behandelen een deel van de samenleving die we nauwelijks zien in het straatbeeld, omdat ze bijvoorbeeld thuis onvoldoende opgevangen kunnen worden. De behandeling van deze doelgroep is complex en vereist intensieve begeleiding en (dus) veel communicatie. Deze communicatie moet makkelijk én veilig kunnen.” 

  • Locaties: +400  
  • Medewerkers: +8.400  
  • Sector: Zorg

Pluryn maakt gebruik van: 

  • mail-icon Zivver Mail
  • info-secure-icon Zivver File Transfer
Aan de slag

De uitdaging: veilig mailen vanuit de cloud

In 2019 is Pluryn organisatiebreed overgestapt naar een digitale werkplek in de cloud, namelijk Omnia Workspace van Ictivity. Ivar van der Loos: “Ons doel was om het met het gros van onze medewerkers in de cloud te werken. We hebben daarom gekozen voor de Digitale Werkplek. In deze cloud-omgeving komt alles samen; Office 365, AFAS, de door ons gebruikte ECD's en meer.” 

“Onze toenmalige oplossing voor veilig mailen, was maar voor een beperkt aantal medewerkers beschikbaar en integreerde slecht met Outlook. Bovendien biedt Microsoft zelf geen oplossing om volgens de NTA 7516 normering te communiceren. Onze optelsom was snel gemaakt. Het werd tijd voor een nieuwe oplossing voor veilig mailen die voor iedereen beschikbaar is.” 

De oplossing: veilig mailen integreren in Microsoft 365 en Outlook Web Access (OWA)

Uit onze analyse bleek dat meer dan 90% van alle informatie die wij delen via mail gevoelige en behandeling gerelateerde informatie bevat.

Veiliger informatie kunnen delen

Om een oplossing te selecteren met de juiste randvoorwaarden werd eerst intern een onderzoek gedaan. Van der Loos: “Uit onze analyse bleek dat meer dan 90% van alle informatie die wij delen via mail gevoelige en behandeling gerelateerde informatie bevat. Bovendien werken wij ook veel samen met gemeenten, UWV, politie en justitie. Gegevens die we versturen naar deze instanties mogen uitsluitend onder strikte voorwaarden gedeeld worden.”  

Functionele inboxen en rollen

Bovendien kwam uit de analyse dat het moeilijk inzichtelijk te maken was wie welke informatie heeft ingezien én in mag zien. Van der Loos: “Er zijn systemen voor nodig om dit veilig te faciliteren, gewone e-mail doet dat niet. Het was een behoorlijk ‘gedoe’ met mail in combinatie met ‘rollen en rechten’. Carla, de psychiater, mag alleen de gegevens inzien over haar patiënten en kon dus bijvoorbeeld niet werken vanuit functionele inboxen.” 

“We hadden zoals veel zorginstellingen uitdagingen met onveilige mail, want e-mail is in de basis een onveilig communicatiemiddel.”

Integratie in OWA (Outlook Online)

“Wat voor ons de doorslag gaf is dat Zivver bovenstaande uitdagingen oploste in OWA (Outlook Online). Maar liefst 60% tot 70% van onze medewerkers gebruikt OWA. Outlook Web Access (OWA) is de webmailservice van Microsoft Exchange Server 5.0 en hoger. Onze vorige oplossingen waren in de oude situatie slechts voor beperkt aantal Pluryn-medewerkers beschikbaar en hadden geen native integratie zoals Zivver die biedt.”

NTA 7516 compliance

“We hadden zoals veel zorginstellingen uitdagingen met onveilige mail, want e-mail is in de basis een onveilig communicatiemiddel. De NTA 7516 heeft ervoor gezorgd dat veilig mailen geen optie meer was, maar noodzaak. Het heeft de interne discussie geholpen, we moeten immers voldoen aan wet- en regelgeving. Bovendien kijk ik uit naar de tijd dat alle zorginstellingen en ketenpartners ook NTA 7516 compliant zijn. Dit gaat ons leven zoveel makkelijker maken. Laat dit ook een oproep zijn aan andere lezers; maak werk van de NTA 7516!” Een onderdeel van de NTA 7516 is de interoperabiliteit, wat het gebruik van codes om e-mails te openen doet laten vervallen.

“Laat dit ook een oproep zijn aan andere lezers; maak werk van de NTA 7516. Dat gaat ons leven zoveel makkelijker maken.”

Resultaten: geen gedoe meer met onveilig mailen, kostenbesparing en voldoen aan wetgeving

Als we het hebben over de resultaten van het gebruik van Zivver slaakt Van der Loos een zucht. “Dat gedoe met e-mail is eindelijk iets van het verleden. We zien een grote stijging in medewerkers die veilig mailen. Dat lost dat ‘gedoe’ met e-mail op. De grootste uitdaging is de schaalgrootte. Omdat er meer dan 7.000 medewerkers, 14 directies, op meer dan 400 locaties zitten, werd het hoofdpijndossier ‘mailen’ haast onbeheersbaar. Op deze manier krijg je controle over al je e-mailverkeer.” 

Wat Zivver uniek maakt is bovendien de content scanning. “Als een collega zou willen mailen, maar niet bewust is dat er persoonsgevoelige informatie gedeeld wordt, wordt hij of zij middels Zivver geholpen door de content scanning technologie. Deze technologie helpt medewerkers om de juiste keuze te maken en het beveiligd te versturen. Ook gaan we kosten en tijd besparen omdat we nu veel minder gebruik gaan maken van het versturen van gevoelige informatie per aangetekende post.” 

“Je kan je er tegen gaan verzetten, maar ervaring leert dat dit niet werkt; mensen zullen toch blijven mailen.”

Wat staat er nog meer op de agenda? “Zivver helpt bij het uitfaseren van de fax, dat staat op de agenda voor later dit jaar of begin volgend jaar. Compliance voor de NTA 7516 is min of meer een feit, de voorbereidingen voor het uitrollen van Multi Factor Authenticatie (een NTA 7516 vereiste) is inmiddels gestart. Dit maakt de communicatie met de omgeving makkelijker; met name ketenpartners en dus de adoptie van je eigen medewerkers om Zivver te gebruiken.”

“Op het moment dat je aan zo’n cruciaal kernproces zoals mail gaat sleutelen, moet het gebruiksvriendelijk blijven. Anders gaat het nooit geadopteerd worden.”

Ivar van der Loos besluit: “Wanneer je gaat sleutelen aan je meest gebruikte communicatiemiddel is dat altijd tricky. Hoewel mailen eigenlijk een achterhaalde techniek is en onveilig mailen veel gedoe geeft, blijft het in de zorg en ook daarbuiten het meest gebruikte instrument. Je kan je er tegen gaan verzetten, maar ervaring leert dat dit niet werkt; mensen zullen toch blijven mailen.”

“Met Zivver geven we onze medewerkers de mogelijkheid te blijven mailen, maar kan het op een gebruiksvriendelijke manier ook veilig. Immers, op het moment dat je aan zo’n cruciaal kernproces zoals mail gaat sleutelen, moet het gebruiksvriendelijk blijven. Anders gaat het nooit geadopteerd worden.” 

Hoe Pluryn gebruikmaakt van Zivver

Zivver wordt door Pluryn grofweg op twee manieren gebruikt. Voor communicatie met ketenpartners en met de zorg-doelgroep. 

Situatie 1: “Bij Pluryn leggen we verantwoording af aan ketenpartners (gemeenten, verzekeraars, collega-instellingen en justitie) en daarbij worden persoonsgegevens uitgewisseld, vaak gekoppeld aan een behandeling. Dit moet veilig.” 

“Sommige partners sturen een code na via e-mail. Dit is natuurlijk schijnveiligheid.”

“We merken dat we hierin voorop lopen in de markt, met uitrol van veilig mailen. Sommige ketenpartners denken veilig te mailen, maar maken gebruik van leveranciers of oplossingen voor veilig mailen die nog niet aan de NTA 7516 voldoen. Sommige huisartsen gebruiken een verouderd systeem of partners sturen een code na via e-mail. Dit is natuurlijk schijnveiligheid. Dit is voor Pluryn geen optie, hier maken wij dus ook geen gebruik van.”, benadrukt van der Loos stellig.   

Situatie 2: “Verwanten (ouders, voogden en wettelijk vertegenwoordigers) informeren over voortgang en stand van zaken van patiënten. Als dit niet via het cliëntportaal kan, is veilig mailen het gewenste alternatief. Dit zijn dus geen bedrijven maar individuen. Daarbij is de SMS-verificatie de manier om de authenticeren.”

Ontdek veilig digitaal communiceren

Je hebt Zivver binnen een mum van tijd uitgerold in jouw organisatie. Waar wacht je nog op? 

Praat met een specialist

Liever een offerte? Dit kun je verwachten.

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, is het van belang dat al je specifieke wensen, ideeën en eisen worden meegenomen in de offerte.

Daarom bespreken we jouw uitvraag graag samen. In een kort gesprek met een van onze specialisten:

  • Worden al je wensen en ideeën direct besproken.
  • Krijg je - indien gewenst - de mogelijkheid om een demo te boeken.
  • Leggen we samen de basis voor de offerte, helemaal op maat voor jouw organisatie.

Vul het formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

Offerte aanvragen

Ja, ik ontvang graag een offerte op maat

Een specialist neemt zo snel mogelijk contact met u op

Top