Woonplus Schiedam is een woningcorporatie die zich inzet voor betaalbare en geschikte woningen in Schiedam. Het leveren van kwaliteitsdiensten aan huurders gaat verder dan wonen, zoals systeembeheerder Dennis van Woonplus Schiedam uitlegt. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om gegevens van huurders te beschermen. Met ongeveer 120 medewerkers in het team, had de organisatie een veilige e-mailoplossing nodig om compliance en veiligheid te garanderen bij elke e-mail die wordt uitgewisseld.Dennis legt uit waarom Woonplus Schiedam voor Zivver heeft gekozen:

"We moesten e-mails kunnen versleutelen, grote bestanden versturen en veilig contact onderhouden met huurders en instanties. Als sociale huisvestingsmaatschappij verwerken we enorme hoeveelheden gevoelige data zoals persoonlijke informatie van huurders, medische informatie, juridische gegevens, enz. We hadden een oplossing nodig waarmee het team gegevens veilig kon delen, maar die ook gebruiksvriendelijk moest zijn. Daarom sprong Zivver er voor ons uit: het is zeer gebruiksvriendelijk."

"Het was ook een prioriteit om mensen aan te moedigen om na te denken over het soort data waarmee ze omgaan, hoe ze die versturen en naar wie. We willen het bewustzijn op het gebied van beveiliging vergroten. Zivver is hiervoor de perfecte oplossing. Medewerkers krijgen een kleine melding wanneer er gevoelige gegevens in hun e-mail staan en kunnen heel eenvoudig actie ondernemen om deze te versleutelen. De meldingen betekenen dat mensen over deze dingen nadenken."

"Zivver stelt ons in staat om grote tekeningen en bestanden te delen met architecten, gemeenten en andere externe bureaus, tot wel 5 TB. Onze communicatieafdeling stuurt bijvoorbeeld mediabestanden, lange video's en foto's naar printers. De mogelijkheden om grote bestanden over te dragen blijken dus erg handig te zijn en ik verwacht dat we deze functionaliteit na verloop van tijd heel vaak zullen gebruiken."

"Hoewel we een huurdersportaal hebben, wordt dit alleen gebruikt voor bestaande huurders. We behandelen echter de meest gevoelige gegevens voordat iemand huurder wordt en dit gebeurt via e-mail. Individuen verstrekken identificatiegegevens, persoonlijke informatie en zelfs gezondheidsgegevens en ze kunnen dit veilig doen met Zivver, zonder een account aan te maken. We werken regelmatig samen met lokale overheden en bemiddelaars, bijvoorbeeld voor mensen die zijn geëmigreerd of vluchteling zijn. Veel van de gegevens die we verwerken zijn persoonlijk identificeerbaar en nu kunnen ze veilig worden uitgewisseld."

"De bewaarperioden voor bijlagen waren een aangename verrassing voor ons en het was geen functionaliteit waar ik vóór de implementatie aan had gedacht. Toen ik me echter realiseerde hoe ze gebruikt konden worden, dacht ik: wow! Het is vooral nuttig vanuit het oogpunt van compliance. Een probleem dat we bijvoorbeeld moesten oplossen, was het opschonen van postvakken. Het opslaan van grote hoeveelheden gevoelige data als bijlagen is niet veilig en verboden vanuit het oogpunt van gegevensbescherming. Met Zivver kunnen we controles instellen om de toegang tot bestanden na een bepaalde periode automatisch te beperken. Als een persoon bijvoorbeeld geen huurder wordt, kunnen we ervoor zorgen dat zijn gegevens niet langer worden opgeslagen. Dit is erg belangrijk: compliance is het sleutelwoord."

"We zijn momenteel bezig met het implementeren van organisatiebrede retentieregels. We moeten ervoor zorgen dat we voldoen aan alle regels voor gegevensbescherming en Zivver helpt ons daarbij."

"We gebruiken de O365 plug-in. Office 365 schiet tekort op het gebied van compliance als het gaat om e-mails. Het is ook niet zo gebruiksvriendelijk voor medewerkers. Als het lastig is voor medewerkers, zullen ze de tool niet altijd gebruiken en dat is veel te riskant."

"We hebben mobiele nummers voor alle toekomstige en huidige huurders, dus de meervoudige verificatiecontroles binnen Zivver zijn erg handig. We kunnen de identiteit van ontvangers verifiëren via een code per sms, waardoor gevoelige e-mails worden beschermd."

"We gebruiken ook de kant-en-klare bedrijfsregels van Zivver, zodat medewerkers bij het verwerken van financiële informatie zich bewust zijn van wanneer e-mails veilig moeten worden verzonden. Zivver heeft ons geholpen om specifieke bedrijfsregels op te stellen, onder andere voor juridische en medische informatie. Dit betekent dat Zivver gebruikers nu informeert over de aanwezigheid van deze specifieke gegevens in een e-mail, zodat ze deze kunnen versleutelen."

"We hebben geleerd dat, hoewel beveiligingstraining belangrijk is, training alleen niet genoeg is. Medewerkers hebben tools nodig waarmee ze dagelijks veilig met klanten kunnen communiceren. Bijna alle communicatie verloopt via e-mail. Dat is eigenlijk de reden waarom we voor Zivver hebben gekozen, medewerkers zijn nu in staat te veilig te e-mailen. En Zivver is zo eenvoudig te gebruiken dat het bijna belachelijk is!"

"Binnen twee maanden hebben we ongeveer 700 e-mails verstuurd met Zivver, wat een enorm aantal is voor zo'n korte periode. De datalogs zijn erg nuttig voor de rapportage aan managementteams. Ze zijn erg geïnteresseerd in deze informatie; zo kunnen we bewijzen dat het project vruchten afwerpt. Kortom, Zivver is perfect voor Woonplus Schiedam. We hebben in het verleden een aantal softwareoplossingen aangeschaft en kwamen er na een paar maanden achter dat niemand ze gebruikte. Dit kan erg duur zijn, maar met Zivver kunnen we de voordelen al zien en het gebruik is hoog."

"Technisch gezien is Zivver heel eenvoudig te implementeren. Ik had één klein probleem tijdens de uitrol en het supportteam van Zivver hielp me meteen en het was binnen tien minuten opgelost. De nazorg en ondersteuning is geweldig en de meegeleverde documentatie voor de implementatie was perfect."

"Persoonlijk ben ik van mening dat de beste feedback van medewerkers helemaal geen feedback is. Dit betekent namelijk dat de oplossing werkt zoals het hoort, zonder problemen. We versturen elke week honderden e-mails op een veilige manier. Ik zou Zivver van harte aanbevelen aan andere organisaties die op zoek zijn naar een gebruiksvriendelijke oplossing voor e-mailbeveiliging."