Het havenbedrijf Port of Rotterdam wil de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven versterken als logistiek knooppunt en industriecomplex van wereldklasse. De kerntaken van het Havenbedrijf zijn het duurzaam ontwikkelen, beheren en exploiteren van de haven, het behouden van een soepele en veilige afhandeling van de scheepvaart en het ondersteunen van de toekomstbestendigheid van de Rotterdamse haven.

We spraken met Julien Kooiman, Product Owner, om erachter te komen hoe de organisatie Zivver gebruikt voor communicatie met een enorme groep belanghebbenden:

"We moeten veilig en gemakkelijk kunnen samenwerken met externe instanties, autoriteiten en onze eigen interne teams. We gebruiken Microsoft 365 en OneDrive. Maarm veiligheidsredenen en vanwege het risico op dataverlies staan we niet toe dat mensen vanuit hun OneDrive bestanden delen met externe ontvangers."

"In sommige gevallen gebruiken we SharePoint. Echter, voor incidentele communicatie misten we een oplossing. En als mensen geconfronteerd werden met het probleem dat ze een groot bestand moesten delen, namen ze hun toevlucht tot platforms zoals Dropbox en WeTransfer. Wij geloven niet dat deze oplossingen veilig genoeg zijn. Dat was de aantrekkingskracht van Zivver. Elk bestand en bericht wordt standaard versleuteld verzonden."

“Daarnaast moeten mensen buiten de organisatie regelmatig bestanden naar ons sturen. Met Zivver kunnen we hen een e-mail sturen en zij kunnen ons veilig antwoorden en grote bestanden meesturen.”

"Zivver stelt ons in staat om vervalcontroles in te stellen voor alle uitgewisselde content. Zo hebben we ook in dat opzicht een uitstekende controle. Ons beleid is een toegangsperiode van 14 dagen. Daarna wordt de content verwijderd."

"Bovendien gebruiken we de meerfactor authenticatiecontroles van Zivver om ervoor te zorgen dat alleen de juiste ontvanger toegang krijgt tot bestanden en e-mails. We kunnen kiezen tussen het versturen van een verificatiecode per sms of het aanmaken van een wachtwoord. Deze flexibiliteit is erg handig."

"Mensen in de hele organisatie verwerken verschillende soorten gevoelige data. De divisie Havenmeester is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het veilig houden van de haven. Men moet vaak officiële documenten delen met de autoriteiten. Camerabeelden in het havengebied moeten worden gedeeld met het Ministerie van Justitie. Deze informatie mag niet worden onderschept of naar de verkeerde inbox worden gestuurd."

"Wanneer bouwprojecten worden afgerond, moeten we enorme hoeveelheden informatie overdragen aan de organisaties die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van het project. Dit kan een bestand van 1TB of meer zijn. Voorheen zetten we die data op een DVD en reden we ermee naar het bedrijf om het persoonlijk te overhandigen. Zivver is duidelijk veel efficiënter en veiliger!"

"We hebben te maken met een heel breed aantal belanghebbenden: bouwbedrijven, reclamebedrijven en -partners, tv- en filmbedrijven, de gemeente Rotterdam, politie en milieuorganisaties, om er maar een paar te noemen. En dan hebben we het natuurlijk over de bedrijven die in de haven zelf actief zijn, onze klanten. Dit betekent dat de ervaring van de ontvanger een prioriteit voor ons was. De feedback die we krijgen over Zivver is alleen maar positief. De feedback van gebruikers is dat het openen van bestanden die door Zivver zijn verstuurd, en het versturen van bestanden om te verwerken, eenvoudig is; net als bij een normale e-mail.”

"De werkwijze van Zivver zorgt ervoor dat elk bericht versleuteld is en voorkomt de kans op menselijke fouten. Zivver waarschuwt gebruikers voor mogelijk misbruik van cc. Dus als iemand op het punt staat om een e-mail te versturen met cc in plaats van bcc, heeft diegene de mogelijkheid om dat te controleren en te corrigeren."

"De auditlogs en rapportagesuite laten ons weten wie Zivver gebruikt. Soms is dit voor ons een goed geheugensteuntje om mensen eraan te herinneren dat Zivver er is om gebruikt te worden."

"Ik heb tot nu toe alleen maar positieve feedback over Zivver gekregen van onze medewerkers. Men vertelt me dat het een goede aanvulling is op onze suite, omdat de mogelijkheid om grote bestanden te delen ontbrak. Het is een single sign-on oplossing, erg makkelijk te gebruiken en mensen gebruiken het graag!"

Grote bestanden veilig verzenden

"Zivver stelt onze medewerkers in staat om persoonlijke zorginformatie veilig per e-mail te delen, inclusief grote bestanden. Ik weet dat onze teams deze functionaliteit heel nuttig vinden. Zivver maakt het veilig delen van bestanden tot 5TB mogelijk, wat betekent dat we EEG-opnames, afbeeldingen, metingen van hersenactiviteit en andere mediatypes kunnen delen. Dit zijn vaak erg grote bestanden die gedeeld moeten worden met patiënten en zorgverleners bij andere organisaties. De mogelijkheid om deze gegevens veilig per e-mail te versturen is zeer nuttig."

Beveiligde tweerichtingscommunicatie

"Met de Conversation Starter van Zivver kunnen niet-Zivver gebruikers, iedereen buiten SEIN, veilig e-mailen naar onze organisatie. Ze hoeven hiervoor geen account aan te maken. Ze kunnen gewoon antwoorden op de e-mails van een van onze medewerkers, of medewerkers kunnen een link aan de persoon geven waarmee ze veilig kunnen e-mailen."

"Een van onze afdelingen bereidt zich voor om Conversation Starter mogelijk te maken voor familieleden en dierbaren van patiënten. We overwegen om een beveiligde link op een website te zetten, zodat vragen buiten SEIN om veilig verzonden kunnen worden. Als een familie bijvoorbeeld contact met ons opneemt over de langdurige zorg voor hun kind, kan de e-mail gevoelige informatie bevatten, zoals namen, geboortedatum en details over de gezondheid en de duur van de behandeling. De mogelijkheid voor mensen buiten onze organisatie om ons te e-mailen, met de zekerheid dat hun gegevens beschermd zijn, is erg belangrijk voor ons."

"In de latere fasen van de zorg, bij het uitwisselen van financiële informatie of details van de zorgbemiddeling, zullen teams afdelingsoverschrijdend samenwerken met betrekking tot de plaatsing van patiënten. Zij communiceren ook met patiënten, hun familie en externe instanties, bijvoorbeeld om informatie te delen met andere zorgverleners en instellingen. Zivver wordt ook gebruikt om beveiligde geautomatiseerde patiëntencommunicatie te versturen, waaronder afspraakherinneringen en verwijzingsbrieven."

"Zivver Insights en datalogging is een zeer nuttige functionaliteit. Via deze dashboards kunnen we beoordelen en bewaken hoe berichten zijn verzonden, geverifieerd en ingezien, wat geweldig is vanuit het oogpunt van naleving."

"Ik zou Zivver aanbevelen aan elke organisatie in de gezondheidszorg die de beveiliging en patiëntencommunicatie wil verbeteren. Zivver is een interoperabele oplossing die het heel gemakkelijk maakt om organisaties met elkaar te verbinden. Vanuit zowel IT- als gebruikersperspectief is Zivver heel erg nuttig."