De uitdaging
- Veel medewerkers ervaarden de bestaande processen voor veilige communicatie als omslachtig, wat soms leidde tot onjuiste omgang met gevoelige gegevens en het niet naleven van NTA 7516 en andere regelgeving.
- De Dimence Groep zocht daarom een veilige e-mailoplossing die eenvoudig te gebruiken is voor zowel medewerkers als cliënten, ook voor degenen met beperkte digitale vaardigheden.
- Als netwerk van acht zelfstandige subfondsen had Dimence Groep behoefte aan een oplossing die de identiteit van elk merk afzonderlijk kon weerspiegelen, terwijl er toch centrale controle en overzicht bleef.
De oplossing
- De contextuele prompts en de herroepingsfunctie van Zivver helpen medewerkers bij het veilig versturen van gevoelige informatie, waarbij ze naadloos integreren met Outlook en de Azure-omgeving van Dimence.
- Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en de geautomatiseerde onboarding-e-mails van Zivver kunnen ook cliënten die minder vertrouwd zijn met digitale tools veilig berichten ontvangen en openen.
- Zivver maakte het voor Dimence mogelijk om voor elke aangesloten organisatie een eigen beveiligd portaal op maat te creëren, wat zorgt voor een professionele en persoonlijke ervaring bij iedere cliëntinteractie.
- Dimence Groep is de overkoepelende stichting van acht subfondsen die geestelijke gezondheidszorg en ondersteunende diensten bieden. Met meer dan 2.800 medewerkers en 1.500 vrijwilligers die gevoelige patiëntgegevens verwerken, is veilige en conforme communicatie een absolute prioriteit.
Tim Smals, Systeembeheerder bij Dimence Groep, legt uit:
"In 2019 wisten we dat we een oplossing nodig hadden die onze medewerkers in staat zou stellen gevoelige informatie veilig te verzenden. Outlook voldeed niet aan onze compliance-eisen, met name de Nederlandse NTA 7516-regelgeving, en beveiliging was niet voor al onze medewerkers vanzelfsprekend. Het moest eenvoudig en intuïtief zijn."
Gebruiksvriendelijke, compliance-klare veilige communicatie
Na een grondig evaluatieproces, inclusief oplossingen zoals SmartLockr en ZorgMail, koos Dimence Groep voor Zivver vanwege het gebruiksgemak en de real-time beveiligingswaarschuwingen.
"Zivver sprong eruit vanwege de gebruiksvriendelijkheid", zegt Tim. "Het begeleidt onze medewerkers op het moment zelf en helpt hen veilige beslissingen te nemen bij het verzenden van e-mails. Dat soort real-time ondersteuning was een enorm voordeel."
De medewerkers van Dimence Groep wisselen frequent medische, financiële en juridische gegevens uit met cliënten via e-mail. De functies van Zivver, waaronder de herroepingsfunctionaliteit, veilige bestandsoverdracht en naadloze integratie met Outlook, maken het voor teams gemakkelijk om veilig te communiceren zonder workflows te verstoren.
"De mogelijkheid om berichten te herroepen is geweldig", zegt Tim. "We kunnen de toegang tot e-mails zonder tijdslimieten intrekken en kunnen zien of de e-mails zijn geopend of niet."
Cliëntvertrouwen en gebruikerservaring ondersteunen
Voor Dimence Groep was het waarborgen van een positieve ervaring voor zowel personeel als cliënten essentieel.
"Onze cliënten zijn niet altijd technisch onderlegd, dus de onboarding-e-mails van Zivver zijn nuttig. Wanneer we een veilige e-mail sturen naar iemands Outlook of Gmail, ontvangen ze een duidelijke uitleg over Zivver en waarom we het gebruiken - het is professioneel en geruststellend."
Bovendien speelt de Conversation Starter-functionaliteit van Zivver een cruciale rol bij het handhaven van compliance met NTA 7516. Dimence Groep heeft veilige links op zijn websites ingebed, waardoor cliënten veilige gesprekken met de organisatie kunnen initiëren.
"Meestal initiëren wij veilige gesprekken, zodat cliënten kunnen antwoorden binnen een veilige omgeving. Het is een soepel proces dat beide partijen beschermt. Maar met Zivver kunnen we ook onze compliance met de NTA aantonen door externe partijen een manier te bieden om veilige communicatie met ons te initiëren."
Gestroomlijnde integratie en schaalbare beveiliging
Zivver integreert naadloos met de Single Sign-On omgeving van Dimence Groep, waardoor toegang eenvoudig is voor medewerkers. De organisatie maakt ook gebruik van het veilige tweefactorauthenticatie (2FA) proces van Zivver voor cliëntcommunicatie.
"Elke week exporteren we de contactgegevens van cliënten, zoals e-mailadressen en mobiele telefoonnummers, uit onze database en importeren deze in Zivver. Wanneer cliënten beveiligde e-mails van ons ontvangen, ontvangen ze ook een beveiligde sms op hun vooraf geverifieerde mobiele nummer om hun identiteit te bevestigen. Dit biedt een betrouwbare manier om de toegang tot gevoelige informatie te beschermen."
De functie voor veilige bestandsoverdracht is een andere essentiële tool.
"Wanneer cliënten een export van hun medische gegevens aanvragen, gebruiken we Zivver om de gegevens veilig rechtstreeks vanuit de e-mailomgeving te delen. Het is eenvoudig voor onze teams en veilig."
Een professionele ervaring voor alle merken
Met acht organisaties die vallen on die vallen onder Dimmende Grorp, was branding een cruciale overweging.
"Met Zivver konden we meerdere aparte omgevingen inrichten, waardoor cliënten steeds een consistente en professionele ervaring krijgen die aansluit bij de specifieke organisatie waarmee zij contact hebben."
"Daarnaast bood Zivver heldere ondersteuning voor onze interne communicatie, en verliep het installatieproces vlekkeloos."
"Zivver is inmiddels stevig geïntegreerd in de communicatieworkflows van de Dimence Groep en faciliteert veilige, conforme en gebruiksvriendelijke communicatie binnen de gehele organisatie."
“We werken inmiddels al enkele jaren met Zivver. Het is een vast onderdeel van onze dagelijkse werkzaamheden, functioneert soepel en we zijn geen grote problemen tegengekomen.”
