Klantverhalen

gemeenten

Data van burgers is met Zivver beter beschermd

Chris De Wit

“Via diverse beveiligingsniveaus – voor, tijdens en na het verzenden van berichten – kunnen collega’s met een gerust hart gevoelige informatie uitwisselen of grote bestanden vlot verzenden, zonder bestandslimiet.” 

Chris De Wit, Data Protection Officer (DPO) bij Gemeente Boom

Shopt IT - Zivver en Gemeente Boom

In elke stad of gemeente is veilig communiceren een belangrijk speerpunt. Of dat zou het alleszins moeten zijn. Want met veel verschillende afdelingen die dagelijks gevoelige informatie versturen – vergunningsaanvragen, bouwprojecten, rijksregisternummers,… – zijn datalekken niet denkbeeldig. Met een gebruiksvriendelijke communicatietool kunnen dergelijk rampscenario’s vermeden worden. 

We spraken tijdens Shopt IT met Chris De Wit, Data Protection Officer (DPO) bij de gemeente Boom over het belang van veilige communicatie binnen zijn gemeente. 

  • Inwoners: + 18.000 
  • Sector: Gemeenten (BE)

De gemeente Boom maakt gebruik van:

  • mail-icon Zivver Mail
  • info-secure-icon Zivver File Transfer
Aan de slag

De uitdaging: passende technische en organisatorische maatregelen voor veilige communicatie 

De Belgische gemeente Boom – gelegen tussen Antwerpen en Brussel – draagt veilige interne en externe communicatie hoog in het vaandel. Deze gemeente is op dit vlak een voorbeeld voor vele andere overheidsinstanties. De zorg om veilig e-mailverkeer is onder meer ingegeven door de strenge Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), ook wel gekend via de Engelstalige afkorting GDPR. Chris De Wit, Data Protection Officer bij de gemeente, kent de regelgeving door en door: “Artikel 5 uit deze verordening is zeer duidelijk: via het nemen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen moeten persoonsgegevens zodanig verwerkt worden dat voldoende beveiliging gewaarborgd is. Bovendien moeten deze gegevens beschermd worden tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking. E-mailverkeer met persoonsinformatie maakt deel uit van deze verwerking.”

Hij vult aan: “Als lokaal bestuur moet je maximale inspanningen leveren om e-mails niet verloren te laten gaan of bij de verkeerde bestemmeling te laten belanden. Dergelijke datalekken kunnen je immers zuur opbreken. Bovendien moet je hierover binnen 72 uur aangifte doen bij de bevoegde autoriteiten, in dit geval de Vlaamse Toezichtscommissie (VTC). En als dergelijk datalek een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokken persoon, dan moeten we hem of haar tijdig verwittigen zodat eventueel een klacht ingediend kan worden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).”

Op zoek naar een oplossing voor verouderd e-mailprotocol

 Om het risico op datalekken bij e-mailverkeer – en bijhorende dure boetes – zoveel mogelijk te beperken, gingen Chris De Wit en zijn collega’s op zoek naar een partner die hen op een gebruiksvriendelijke en klantgerichte manier zou bijstaan om data grondig te beschermen: “Omdat er binnen onze gemeente maandelijks duizenden berichten verstuurd worden, is de kans op menselijke fouten groot. Een e-mailbericht dat (onbewust) bij de verkeerde bestemmeling belandt, een te grote bijlage die niet geopend kan worden, een bericht met vertrouwelijke gegevens die ‘op straat’ belanden, enzovoort. In vele steden en gemeenten is e-mail trouwens nog steeds het dominante communicatiekanaal. Omwille van een verouderd e-mailprotocol – dat al sinds de jaren 70 bestaat – is het vaak slechts een kwestie van tijd vooraleer er problemen opduiken. Met de Veilig Mailen-software van Zivver vonden we de ideale oplossing om deze problemen te voorkomen en aan te pakken.”

De oplossing: veilig mailen met Zivver: een doordachte keuze

 De beslissing van de gemeente Boom om de email encryption software van Zivver te gebruiken, bleek een slimme zet. Chris De Wit licht toe: “Ik geef toe dat we vóór de implementatie van de AVG-regelgeving niet altijd strikte beveiligingsmaatregelen namen bij het verzenden van informatie. Maar burgers hebben recht op maximale bescherming. Daarom werden we in België pilootgemeente voor de uitrol van veilige digitale communicatie. Die beslissing diende trouwens ook als hefboom om andere interne ICT-processen en -systemen kritisch onder de loep te nemen en te verbeteren.”

 “De experten van Zivver luisterden geduldig naar onze noden en behoeften op het vlak van digitale communicatie. Ze zorgden niet alleen voor de nodige professionele ondersteuning bij de implementatie van de software, maar begeleidden onze medewerkers vakkundig om hen wegwijs te maken in het gebruik ervan. Die aanpak zorgde voor extra draagvlak en enthousiasme om werk te maken van veilige communicatie. Hét grote pluspunt van de Zivver-software is dat we niet moeten kiezen tussen gebruiksvriendelijkheid of compliance. Dankzij Zivver zijn beide pistes tegelijk mogelijk.”

De resultaten: extra gemoedsrust voor personeel, betere bescherming voor burgers en kosten besparen op ouderwetse onveilige platformen

In de gemeente werd het Zivver-platform feilloos geïntegreerd in Outlook. Hierdoor kunnen medewerkers in hun vertrouwde e-mailomgeving blijven communiceren. En dat is volgens Chris De Wit een immens voordeel: “Bij de implementatie van nieuwe software voel je steeds een gezonde weerstand bij collega’s, uit angst om de comfortzone te moeten verlaten. Bij de uitrol van de Zivver-software stonden alle neuzen echter snel in dezelfde richting. De reden? Een intuïtieve en vlotte tool die het gebruik van de vertrouwde e-mail niet overboord gooit en voorziet van een extra beschermingslaag. Via diverse beveiligingsniveaus – voor, tijdens en na het verzenden van berichten – kunnen collega’s met een gerust hart gevoelige informatie uitwisselen of grote bestanden vlot verzenden, zonder bestandslimiet. Het tijdrovende – en niet altijd veilige –gebruik van aparte transferplatformen is voorgoed verleden tijd.” 

Wat brengt de toekomst?

Chris De Wit hoopt dat steeds meer steden en gemeenten gebruik zullen maken van deze software: “Het voorbije jaar zorgde de coronapandemie voor een versnelde doorbraak van digitale communicatie. Veiligheid moet hierbij absolute prioriteit zijn. Ik hoop dat onze collega’s in andere steden en gemeenten snel mee op de kar springen van veilig e-mailverkeer, zodat we samen onze burgers optimaal kunnen beschermen tegen gevaarlijke en dure datalekken. Ook de invoering van de digitale handtekening kan zowel burgers als personeel een enorme meerwaarde opleveren. De mogelijkheden van de email encryption software van Zivver zijn eindeloos. Het is aan ons allen om ze toe te passen!”

Bekijk het gehele interview met Chris de Wit op SHOPT IT 2021 terug via deze link.

Ontdek veilig digitaal communiceren

Je hebt Zivver binnen een mum van tijd uitgerold in jouw organisatie. Waar wacht je nog op? 

See Zivver in action Praat met een specialist

Liever een offerte? Dit kun je verwachten.

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, is het van belang dat al je specifieke wensen, ideeën en eisen worden meegenomen in de offerte.

Daarom bespreken we jouw uitvraag graag samen. In een kort gesprek met een van onze specialisten:

  • Worden al je wensen en ideeën direct besproken.
  • Krijg je - indien gewenst - de mogelijkheid om een demo te boeken.
  • Leggen we samen de basis voor de offerte, helemaal op maat voor jouw organisatie.

Vul het formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

Offerte aanvragen

Ja, ik ontvang graag een offerte op maat

Een specialist neemt zo snel mogelijk contact met u op

Top