Hoe kunnen zorgorganisaties veilig zeer grote bestanden en testuitslagen delen?

5 min lezen

Met de invoer van veilig mailen kunnen zorgorganisaties veilig bestanden digitaal versturen en online met elkaar communiceren volgens wet- en regelgeving. Denk daarbij aan de AVG (GDPR) en de NTA 7516 (Nederlandse norm voor veilige zorgcommunicatie). In vele gevallen integreren deze tools in de huidige manier van werken; gewoon mailen zoals je gewend bent, maar dan veilig.

Het nadeel is dat veel van deze oplossingen voor veilige communicatie niet de mogelijkheid bieden om veilig grote bestanden zoals röntgenfoto's en testuitslagen te delen. Wat nu? Worden deze grote bestanden alsnog onveilig gedeeld, of gaan ze zelfs via CD-ROM door de brievenbus? Voor velen zal deze uitdaging herkenbaar zijn. Veilige digitale communicatie blijkt zelfs een van de grootste uitdagingen omtrent innoveren in de zorg te zijn, zo blijkt uit Digital Transformation: Shaping the Future of European Healthcare van Deloitte. 

In deze reeks '8 praktische oplossingen voor beter digitaal communiceren in de zorg' bespreken we uitdagingen, oplossingen en praktijkvoorbeelden van zorgorganisaties in Nederland en België. In dit artikel staat het. volgende onderwerp centraal: 'Veilig grote bestanden en testuitslagen delen'. 

Uitbraak COVID maakt veilig grote bestanden sturen relevanter dan ooit

Met de uitbraak van het coronavirus is deze uitdaging relevanter dan ooit. Maar ook ver voor de uitbraak van COVID-19 zochten testcentra, huisartsen en ziekenhuizen naar een oplossing om testuitslagen en grote bestanden snel te delen met betrokkenen en geautoriseerde behandelaren. Zowel bij een positieve, als een negatieve uitslag.

In sommige gevallen wil je de patiënt direct op de hoogte brengen. Wat misschien nog wel belangrijker is; in de meeste gevallen is het cruciaal dat de behandelende arts de uitslag van een onderzoek snel kan inzien. Het is dus cruciaal dat deze informatie snel en digitaal gedeeld (en ingezien) kan worden door geautoriseerde behandelaren. 

"Veel zorgmedewerkers moeten hun hun oplossing voor mailen verlaten om grote bestanden veilig te versturen via mail. Dat ondermijnt het hele idee van veilig communiceren."

Uitdaging: mijn software voor veilig mailen kan geen grote bestanden beveiligd delen

In veel situaties zijn documenten met testuitslagen, onderzoeksstatistieken of bijvoorbeeld röntgenfoto’s te groot om te delen als bijlage in een veilige e-mailoplossing. Als gebruiker zit je al snel aan je limiet. Je kunt bijvoorbeeld met Gmail tot 25 MB aan bijlagen verzenden. Als je meerdere bestanden hebt, mogen ze gezamenlijk niet groter dan 25 MB zijn.

Het komt daarom nog steeds vaak voor dat testuitslagen en grote bestanden daarom geprint en offline worden verstuurd via de post - of zelfs met floppies (welkom terug in de jaren ‘80!). Het zijn niet alleen testuitslagen die vaak op deze manier verstuurd worden. Als patiënten bijvoorbeeld van huisarts of ziekenhuis wisselen, worden dossiers nog steeds veel via post verstuurd van A naar B. Daarnaast hebben patiënten en cliënten recht op elektronische inzage en een elektronische kopie van hun medisch dossier. Deze kunnen zij te allen tijde opvragen. Het zou toch effectief zijn om die digitaal te kunnen versturen?

En dat kan al, begrijp ons niet verkeerd. Er zijn vele leveranciers op de markt voor het delen van grote bestanden zoals WeTransfer, DropSend en Smash. Alleen zijn deze vrijwel allemaal niet veilig genoeg voor het delen van privacygevoelige gegevens - en al helemaal niet geïntegreerd in e-mailclients. In vele gevallen moet je als gebruiker dus uit je ‘normale’ manier van werken om via een ander programma bijlagen - op een onveilige manier - te delen. Wat heeft het anders voor een zin dat je een oplossing gekozen hebt voor veilige communicatie, die medewerkers moeten verlaten om veilig bestanden te sturen? 

 


Download het complete '8 praktische oplossingen voor beter digitaal communiceren in de zorg' e-book van zorgplatform Skipr en Zivver via deze link



Oplossing: grote bestanden veilig delen integreren in je oplossing voor veilig mailen

De oplossing is simpel; wanneer leveranciers voor veilig mailen integraties hebben met huidige systemen zoals Outlook, Gmail, Chipsoft HiX - en grote bijlagen kunnen versturen, garandeer je de veiligheid optimaal. Zo voorkom je namelijk dat gebruikers naar externe platformen gaan om grote bestanden veilig te delen.

Waarom is dit belangrijk? Het is weer een extra handeling die mensen moeten doen. Elke extra handeling is een mogelijkheid voor de gebruiker om een afweging te maken om het toch onveilig te versturen. Bij een integratie van een dergelijk platform om grote bestanden te delen in je huidige e-mailclient is dat natuurlijk niet nodig.

Tot 5.000 GB veilig versturen vanuit Outlook en Gmail met Zivver

Hoe zit dat eigenlijk met Zivver? De software van Zivver integreert in Outlook en Gmail en dit maakt het mogelijk dat gebruikers bijlagen tot 5 TB beveiligd kunnen versturen vanuit hun eigen vertrouwde e-mailomgeving. 

Wil je Zivver vergelijken met je huidige leverancier? Vraag extra informatie op bij je huidige leverancier of of bekijk hier de vergelijking tussen Zivver en ZorgMail (een dienst van Enovation).

"Elke extra handeling is een mogelijkheid voor de gebruiker om een afweging te maken om het grote bestand toch onveilig te versturen."

Praktijkvoorbeeld: COVID testresultaten versturen via veilige mail

Bij het aanmelden voor een sneltest moet het persoonlijke 06-nummer en e-mailadres van de geteste persoon ingevuld worden. Dit is essentieel voor het delen van de testuitslag. Bij aankomst op de testlocatie wordt ter controle aan de geteste persoon gevraagd of de door hen opgegeven persoonsgegevens kloppen.

Ashmini Mangroelal van het Covid19 sneltestteam vertelt: “Na het testen wordt de uitslag binnen één uur bekendgemaakt. Dit bekend maken gaat via beveiligd e-mail. Omdat wij hierbij te maken hebben met persoonsgevoelige gegevens en de AVG weten regelgeving is het van belang dat deze testuitslag versleuteld en uitsluitend met de geteste persoon gedeeld wordt.”

“De geteste personen ontvangen een e-mail van het Covid19 sneltestteam. Om deze te kunnen lezen moet een persoonlijke sms-code ingevuld worden. De geautoriseerde ontvanger vult de code in en krijgt zo toegang tot de e-mail met zijn of haar testuitslag. Doordat de uitslagen versleuteld verstuurd worden, zorgen wij ervoor dat we volgens de AVG-richtlijnen te werk gaan. Zo hebben de geteste personen snel beveiligde toegang tot hun medische uitslag. En snelheid is van belang bij een pandemie.”

“Naast het delen van de testuitslag melden wij ook elke dag de positief geteste mensen bij de GGD. Onze arts doet deze meldingen eens per dag. Om het bestand met het overzicht van de positief geteste mensen naar de arts te mailen wordt ook gebruik gemaakt van Zivver.”

"Sommige zaken moet je niet willen overcompliceren; iedereen heeft tegenwoordig een mobiele telefoon en een e-mailadres. Op deze manier kunnen testuitslagen veilig (én heel snel!) bekend gemaakt worden. Dit proces wordt als zeer prettig ervaren."

Lees meer over Zivver voor de Zorg

E-book: '8 praktische oplossingen voor beter digitaal communiceren in de zorg' 

Download het complete '8 praktische oplossingen voor beter digitaal communiceren in de zorg' e-book van zorgplatform Skipr en Zivver via deze link.

Benieuwd wat Zivver voor jouw zorgorganisaties kan betekenen? Bekijk de Zivver voor zorginstellingen pagina op onze website of bekijk onze pricing.

Geschreven door

Kevin Lamers

Gepubliceerd op februari 23, 2021

Laatst gewijzigd op februari 24, 2021