Vijf videobelvalkuilen en wat je ertegen kunt doen

IT
3 min lezen

De tweede Covid-golf is een feit, en dus gaan veel kantoren weer op slot en zien we collega’s en klanten online. Zakelijke videobel-meetings zijn de afgelopen paar maanden in snel tempo ingeburgerd.

Bijna iedereen heeft wel drie of vier toepassingen voor videobellen in gebruik.  Sommige producten zijn wat makkelijker om mee te werken dan anderen, en ook de beveiliging verschilt enorm. Maar hoe goed of veilig een product ook is, het succes van een meeting is afhankelijk van het gedrag van de gebruikers. Wat zijn de videobelvalkuilen, en hoe voorkom je deze?

Geluid uit

De grootste irritatie bij videobellen is het achtergrondgeluid van anderen. Een kind dat ruzie heeft met zijn zusje, je huisgenoot die aan het bellen is. Zelf hoor je het niet eens (bewust), maar anderen in het gesprek wel. Het zorgt voor onrust én verwarring. Want degene die aan het woord is, wordt namelijk continu onderbroken door jouw achtergrondgeluid. Jij komt in beeld, terwijl je niets zegt. Dat is niet handig.

Dus zet jezelf standaard op mute als er mensen om je heen zijn (vaak geeft de oplossing die je gebruikt ook aan dat er geluid opgepikt wordt). Kleine moeite, groot plezier.

Hou het ‘light’

Als je wordt uitgenodigd voor een online meeting is het behoorlijk hinderlijk als je vervolgens software moet installeren. Het is een beetje alsof je wordt uitgenodigd voor koffie, en je verplicht wordt de stoel waarop je zit mee te nemen. Zo raakt je eigen woonkamer overvol. Net als je laptop. Onnodige software vertraagt de performance.

Hou het light en kies voor een videobel-oplossing waar alleen een browser voor nodig is. Wel zo gastvrij.

Wees niet saai

We hebben geen enkel probleem met het urenlang kijken naar Netflix-series, en leuke apps of interessante boeken kunnen ons ook uren boeien zonder dat de concentratie afneemt. Maar bij een saaie online presentatie haken we al na een paar minuten af. En dat komt niet door onze slecht ontwikkelde aandachtsspanne (want die is op orde, zie Netflix). Het ligt aan de kwaliteit van de presentatie.

Wil je geen gapende collega’s of klanten op het scherm, bereid je dan goed voor, praat niet eindeloos door, maak eens een grap en speel in op de interesses van de kijkers. Maak er wat van!

Je wordt gezien

Videobel gesprekken met veel deelnemers, laten vaak één groot scherm en daarnaast meerdere kleine schermpjes zien. Degene die praat heeft een groot scherm, de andere deelnemers worden verkleind tot postzegelformaat, en luisteren toe. Daardoor krijg je als toehoorder de indruk dat je min of meer onzichtbaar bent. Het ‘opgaan in de digitale massa’ biedt je de mogelijkheid te doen wat je wilt. Denk je. Even snel een mail beantwoorden, koffie halen, iemand appen, ja zelfs een powernap behoort tot de mogelijkheden. Maar pas op.

Elke deelnemer kan met zijn instellingen jouw postzegel opblazen tot groot beeld. Waarmee het voor je leidinggevende, klant, patiënt of collega duidelijk is dat je kennelijk heel andere prioriteiten hebt. Hou je aandacht dus bij de meeting.

Kies voor veilig

De privacywet AVG vereist dat privacygevoelige data op veilige wijze verwerkt en gedeeld wordt. Dit betreft dan voornamelijk documenten of dossiers. Hoe het zit met videogesprekken waarin gevoelige informatie wordt gedeeld, is nog niet duidelijk. Er is nog geen wet die het gebruik van onveilige videobel-oplossingen verbiedt als je bijvoorbeeld in de zorg werkt, of gemeenteambtenaar bent. Tot die tijd ligt de verantwoordelijkheid bij degene die de meeting opzet. Met de instellingen van de videobel-oplossing kun je al veel problemen buiten de deur houden.

Zorg voor een wachtwoord, en gebruik altijd de virtuele wachtkamer. Stel in dat de deelnemers géén documenten via de oplossing kunnen delen (denk aan patiëntendossiers, die moeten altijd apart via een veilig platform verstuurd worden).

En onthoud: een gratis online oplossing bestaat niet, je betaalt altijd met je data.

Zivver Meet is de beveilige videobeldienst voor de zorgsectoren en voldoet aan alle benodigde wet- en regelgeving. Geïnteresseerd in Zivver Meet en benieuwd wat het precies is? Klik dan op onderstaande knop om de productinformatie over Zivver Meet vrijblijvend te downloaden. 

Geschreven door

Loet van Veghel

Gepubliceerd op oktober 21, 2020

Laatst gewijzigd op november 16, 2020