Hoe kan ik een verzonden mail intrekken of het verzenden ongedaan maken?

4 min lezen

Een medewerker heeft zojuist een maandelijks rapport naar een klant gestuurd. Hij heeft een paar collega's in de CC gezet, wat documenten bijgevoegd en op verzenden gedrukt. De e-mail is op weg naar de ontvanger. Maar hij heeft een grove fout gemaakt. Hij heeft het verkeerde document bijgevoegd: een document met zeer gevoelige informatie over een andere klant.

In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, geeft het terugroepen van e-mails in Outlook en Gmail geen zekerheid (in sommige gevallen is het niet eens mogelijk). Zeker niet als je een schadelijk datalek wilt voorkomen. Hoe kan dat en wat kun je doen om e-mails terug te halen nadat ze zijn verzonden? 

Moderne communicatie-apps zoals WhatsApp hebben de verwachting geschept dat de berichten die we naar een persoon of groep sturen simpelweg verwijderd of teruggeroepen kunnen worden. Helaas is e-mail niet ontworpen met deze mogelijkheid in gedachten. Functies voor het terugroepen van e-mails zijn ofwel niet aanwezig (iCloud of Yahoo) of werken niet altijd goed (Outlook en Gmail).

Outlook kan nog steeds geen garantie bieden dat per ongeluk verzonden e-mails ook daadwerkelijk teruggeroepen kunnen worden

Er zitten nogal wat haken en ogen aan het terughalen van e-mails 

De functie binnen Outlook voor het intrekken van e-mails mag dan al meer dan 25 jaar oud zijn, maar kan nog steeds geen garantie bieden dat per ongeluk verzonden e-mails ook daadwerkelijk teruggeroepen kunnen worden. Dit is de ogenschijnlijk eenvoudige manier waarop je e-mails terugroept in Outlook.

Hoe kan ik mijn e-mail intrekken in Outlook? 

Stap 1: Ga naar de map Verzonden items en dubbelklik op de e-mail die je wilt terugroepen

Stap 2: Klik op het tabblad 'Bericht'

Stap 3: Klik op 'Acties' en vervolgens op 'Dit bericht intrekken'

Stap 4: Kies tussen 'Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen' (om de e-mail te verwijderen) of 'Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht' (om naar een ander scherm te gaan om de oorspronkelijke e-mail te bewerken).

Dat klinkt allemaal heel eenvoudig, maar het intrekken van e-mails werkt niet altijd. Dit heeft verschillende redenen.

Ten eerste: als de ontvanger het oorspronkelijke bericht al heeft geopend, ontvangt hij een bericht dat de e-mail is teruggeroepen, maar blijft de e-mail in zijn inbox staan.

Ten tweede: dit betekent dat de afzender niet alleen het bericht niet heeft kunnen terughalen, maar dat het voor de ontvanger ook duidelijk wordt dat de e-mail per ongeluk is verzonden. Hierdoor wordt de ontvanger extra nieuwsgierig naar de inhoud en bereik je precies het tegenovergestelde van wat je wilde bereiken. Terugroepen werkt ook niet als de e-mail door Outlook naar een andere map dan de inbox is gefilterd of als deze naar een openbare map is gestuurd.

Ten derde werkt Outlooks functie op een e-mail in te trekken alleen voor e-mails die zijn verzonden met de Outlook Exchange Client of Outlook 365, en dan alleen als de afzender en de ontvanger de desktop-app gebruiken en niet de online versie van Outlook. Als de ontvanger Gmail of een andere e-mailclient gebruikt, kan hij de oorspronkelijke e-mail en alle inhoud nog steeds lezen, met mogelijk een datalek tot gevolg. 

Aangezien Gmail met meer dan 1,8 miljard gebruikers wereldwijd het populairste e-mailplatform is, is Outlook's functie om een e-mail terug te trekken niet bruikbaar om verkeerd geadresseerde e-mails, datalekken en de de onbedoelde verspreiding van vertrouwelijke informatie te voorkomen. Voor de privacygevoelige informatie die bedrijven vaak verzenden, voldoet de terugtrekfunctie van Outlook bij lange na niet om fouten via e-mail te voorkomen. 

Gmail biedt gebruikers de mogelijkheid 'verzenden ongedaan maken' 

Hoe kan ik een e-mail terugtrekken met Gmail?

Helaas heeft Gmail heeft technisch gezien geen functie om e-mails terug te trekken. In plaats daarvan verschijnt er een pop-up die de afzender een bepaalde hoeveelheid tijd geeft om de e-mail 'ongedaan te maken'. Als de afzender dit niet op tijd doet, kan de e-mail niet meer teruggehaald worden. 

Het is mogelijk om de hoeveelheid tijd die je hebt om een e-mail ongedaan te maken aan te passen van 5 tot 30 seconden, maar het moge duidelijk zijn dat het in alle gevallen aan de afzender is om fouten te spotten en de e-mail terug te halen, niet aan Gmail. Als je te laat reageert of het scherm met de optie 'Ongedaan maken' sluit, wordt de e-mail alsnog verzonden. En als deze bij een onbedoelde ontvanger terechtkomt, kan dit leiden tot een schadelijk datalek. 

Zivver: e-mails snel terugroepen om fouten te herstellen

Bedrijven met werknemers die elke dag duizenden e-mails sturen moeten serieus nadenken over hun e-mailbeveiliging. Uit de jaarlijkse rapportages van de Autoriteit Persoonsgegevens en de Belgische Gegevensbeschermingautoriteit blijkt dat privacygevoelige informatie per ongeluk naar de verkeerde persoon versturen al jaren de nummer één oorzaak van datalekken is.

Hoe goed je personeel ook op de hoogte is van de gevaren, slechts één klein foutje kan grote financiële gevolgen hebben. Geen enkele organisatie wil de krantenkoppen halen met een groot datalek. Daarom moeten werknemers een manier hebben om e-mails gemakkelijk en veilig in te trekken.

Als onderdeel voor de uitgebreide service voor de bescherming van data biedt Zivver gebruikers de mogelijkheid om de toegang tot verzonden e-mails snel in te trekken met de terugroepfunctie. Als berichten worden ingetrokken voordat ontvangers ze hebben kunnen openen, zorgt Zivver ervoor dat een datalek wordt voorkomen en de autoriteiten niet hoeven worden ingelicht. Het platform laat ook weten wie een e-mail al heeft geopend en of de bijlagen zijn gedownload, zodat je een duidelijk beeld hebt van de mogelijke impact en kunt reageren op eventuele datalekken.

Bovendien kan Zivver allerlei fouten corrigeren voordat de gebruiker op verzenden drukt. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een verkeerd geadresseerde e-mail of het verkeerde bestand dat is bijgevoegd. Omdat Zivver gemakkelijk geïntegreerd kan worden met Outlook en Gmail, kun je deze platforms voorzien van een krachtige functionaliteit om e-mails terug te trekken, ongeacht e-mailprogramma, zonder dat je hoeft over te stappen naar een nieuw systeem.

Met het Platform van Zivver platform krijgen security professionals beter inzicht in hun e-mailbeveiliging en de zekerheid dat gebruikers e-mails kunnen terugtrekken om datalekken te voorkomen. Bovendien helpt de software te voldoen aan de wet- en regelgeving rondom gegevensbescherming zoals de GDPR.



Benieuwd wat Zivver voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de
Zivver Veilig Mailen product-pagina op onze website of bekijk onze pricing.

Geschreven door

Kevin Lamers

Gepubliceerd op juni 11, 2021

Laatst gewijzigd op juni 14, 2021