Veilig mailen in de zorg bezig aan stevige opmars in België

6 min lezen
Veilig mailen in de zorg bezig aan stevige opmars in België

Veilig mailen in de zorg bezig aan stevige opmars in België

Instellingen in de zorg doen al jaren enorme inspanningen voor een veilig databeheer en dito communicatie met patiënten en andere zorgverleners. De Europese GDPR-wetgeving, nieuwe nationale eHealth-beleidsmaatregelen en de Covid-19-crisis hebben deze digitale aanpak een extra boost gegeven. Op het vlak van e-gezondheidszorg zijn heel wat nieuwe innovatieve initiatieven ontstaan, zoals nieuwe apps en platformen voor zorgverlening op afstand. Zelfs sceptici moeten erkennen dat de eHealth-trend niet meer te stoppen is.

Een succesvolle digitale transformatie in een organisatie start met sterke en veilige digitale communicatie. Veilig mailen, ook wel ‘email encryption software’ genoemd, zorgt ervoor dat medewerkers van een zorginstelling op een vertrouwde én veilige manier kunnen blijven mailen, zonder hun manier van werken te moeten veranderen. In dit artikel leest u hoe waarom steeds meer Belgische zorgorganisaties kiezen voor deze oplossing, inclusief voorbeelden van een aantal vooruitstrevende Belgische zorgorganisaties. 

De Covid-19-crisis als game changer voor digitale transformatie

De voorbije maanden deed de Covid-19-crisis de zorgsector op haar grondvesten daveren. Maar tegelijk creëerde deze crisis in deze sector ook nieuwe opportuniteiten. Heel wat zorginstellingen maakten immers versneld werk van een digitale transformatie van bedrijfsprocessen. Alles wat te maken heeft met ‘tele-’ – van teleconsultaties over telemonitoring tot televergaderen – kende een definitieve doorbraak. Telewerk wordt sowieso een blijver in de meeste instellingen, ook in de zorg.

Federale overheid ziet noodzaak en geeft aanbeveling software voor veilig delen van informatie en bestanden

Het verlenen van zorg op afstand kan pas slagen als de digitale communicatie met patiënten en concullega’s efficiënt en veilig gebeurt. De wetgever in ons land vraagt dat de communicatie met patiënten via beveiligde kanalen gebeurt. In het kader hiervan richtte de Belgische overheid in 2020 een taskforce op (‘Data Against Corona’) om aanbevelingen te doen over veilige digitale communicatie. Het doel? Zorgen voor een advies op maat met betrekking tot nieuwe apps en platformen voor zorgverlening op afstand en het veilig verwerken van zorgdata. De aanbeveling geldt voor tijdens, maar juist ook voor na de coronacrisis om digitale transformatie in de sector te bewerkstelligen. Tegelijk onderhield de task force ook nauwe contacten met de Europese Commissie en andere EU-lidstaten. De federale overheid noemde in de aanbeveling twee leveranciers voor veilige communicatie: namelijk veilig mailen van Zivver en de veilige chatapplicatie voor zorginstellingen van Siilo.  

Uitgelicht artikel: Belgische overheid selecteert Zivver als ‘aanbevolen platform’ voor zorgcommunicatie

De aanbeveling komt niet uit de lucht vallen. Veel Belgische organisaties werkten al met veilig mailen, of hebben de oplossing ten tijde van de crisis geïmplementeerd. Het Centre Neuro Psychiatrique Saint-Martin in de buurt van Namen implementeerde veilig mailen tijdens de eerste coronagolf. In de instelling voor geestelijke gezondheidszorg worden patiëntgegevens met de grootste zorg beheerd. Om e-maildata maximaal te beveiligen voor, tijdens en na het versturen, doet deze instelling beroep op de Veilig Mailen-software van Zivver. Pierre Wautier, CISO (Conseiller en sécurité de l’information/CISO), is vol lof over deze samenwerking: “Na de implementatie in de kliniek en duidelijke training van Zivver werd de software snel gebruikt in de organisatie. De samenwerking met Zivver, zelfs remote door de pandemie, is buitengewoon goed en rimpelloos verlopen. Veilige digitale communicatiestromen dragen uiteindelijk bij aan het leveren van betere zorg. Zaken kunnen sneller digitaal besproken en gedeeld worden en patiënten kunnen er vanuit gaan dat hun gegevens bij ons veilig zijn.”

Het belang van veilige digitale communicatie in de zorg

Bij het communiceren van patiëntgegevens wil elke verzender dat de data bij de juiste persoon terecht komen. Bovendien mogen onbevoegden geen toegang krijgen tot deze gegevens. In de praktijk liggen bij digitale communicatie diverse gevaren op de loer: is een bestemmeling van een e-mailbericht wel degelijk de correcte ontvanger? Heeft hij of zij het bericht effectief in de mailbox gekregen? En wat als te grote bijlagen het e-mailverkeer hopeloos in de war sturen?

In een zorgsector die snel digitaliseert, is het essentieel om als instelling goed in kaart te brengen hoe veilig of onveilig eigen medewerkers communiceren met elkaar, patiënten en andere betrokken partijen. Een degelijke risicoanalyse – inclusief het durven benoemen van knelpunten – is een eerste stap in een kordate aanpak naar veiligere communicatie. Op basis hiervan kunt u werk maken van een digitale strategie voor de komende jaren, op maat van de nieuwste generatie patiënten die voortdurend online is en nieuwe communicatiemanieren gebruikt.

Omdat gezondheidsinformatie een van de meest gevoelige soorten persoonsgegevens is, zijn de beschermingsvereisten van digitale communicatie zeer strikt. Een onzorgvuldige behandeling van patiëntgegevens kunnen leiden tot zware boetes op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de GDPR-wetgeving. Zivver biedt Belgische zorgorganisaties betrouwbare bescherming voor digitale communicatie, zodat compliance geen reden tot zorgen meer is omtrent digitale communicatie.

Ten slotte is veilige digitale communicatie ook een effectief middel tegen datalekken. En die extra beveiliging is meer dan welkom, want in 2020 ontving de Gegevensbeschermingsautoriteit in België in totaal 1.060 meldingen over datalekken. Dit is een stijging van 21 procent ten opzichte van 2019. Als u weet dat 90 procent alle lekken veroorzaakt wordt door een menselijke fout, dan kan de e-mail encryption software van Zivver een belangrijke bijdrage leveren aan het voorkomen van deze onveilige situaties. De software attendeert de verzender namelijk via slimme technologie nog vóór het verzenden op de aanbevolen beveiliging van de informatie. Bijvoorbeeld: "Deze e-mail bevat een rijksregisternummer. Weet u zeker dat u dit onveilig wilt versturen?". De software scant niet alleen de tekst in de e-mail, maar ook de bijlagen op mogelijke gevaren. In sommige gevallen is extra beveiliging niet nodig. Dan zal de software ook niet waarschuwen. 

UZA en UZ Gent: Zivver als extra stimulans voor digitalisering

In zowel het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) als het Universitair Ziekenhuis Gent zette de Covid-19-pandemie een stevige hefboom onder een versnelde implementatie van een systeem van veilige communicatie. De uitdagingen in beide ziekenhuizen waren groot: een vlottere interne en externe communicatie van patiëntgegevens (met onder andere de mogelijkheid om grote bijlagen te versturen), het risico op datalekken tot een minimum beperken en privacygevoelige dataflows beter controleren.

Datalekken in een ziekenhuis zijn een nachtmerrie voor elke zorgmedewerker én patiënt

De keuze voor het platform van Zivver zorgde al meteen voor een extra uitdaging: een software- implementatie op afstand door de pandemie. Maar die challenge was voor de specialisten van Zivver geen enkel probleem, omdat ze heel wat ervaring hebben in remote implementatietrajecten. Training op afstand van medewerkers stond hierbij centraal.

In beide ziekenhuizen is het Zivver-platform feilloos geïntegreerd in Outlook, wat alle medewerkers – van verplegers tot directie – een enorm gebruiksgemak biedt. Omdat men in een vertrouwde e-mailomgeving kan blijven communiceren, verloopt het gebruik van Zivver vlot en intuïtief. Veel organisaties in België kiezen voor Zivver als extra beveiligingslaag om producten van Microsoft en Google. Niet alleen de beveiliging is hierbij belangrijk, ook de sensibilisering die de software van Zivver bewerkstelligd is een zeer belangrijke overweging voor zorginstellingen. 

Een digitaal gezonde zorginstelling gaat voor veilige communicatie

Veilig patiëntgegevens delen, met respect voor de GDPR-regelgeving, is prioritair voor zorginstellingen. Datalekken in een ziekenhuis zijn een nachtmerrie voor elke medewerker én patiënt. In het Ziekenhuis Heilig Hart Leuven ging men voluit voor de voordelen van veilig mailen. Met een vlekkeloze oplevering van software, een soepele implementatie en een groot gebruiksgemak waren alle medewerkers en patiënten snel mee. IT-manager Johan Konings legde de lat alvast hoog voor Zivver: “Ons ziekenhuis wil graag de privacy van haar patiënten beschermen door veilig te e-mailen. Tegelijk willen we niet dat medewerkers extra werk krijgen of ingewikkelde handelingen moeten doen. En ook essentieel: patiënten en externe medische professionals moeten met de oplossing makkelijk uit de voeten kunnen. De oplossingen van Zivver slagen met glans in al deze voorwaarden. Het gebruik ervan geeft me als IT-manager alvast de nodige zekerheid.”

Zorg verlenen gaat online verder, dat besef wordt steeds groter. Ook in het Psycho-Sociaal Centrum Sint-Alexius-Elsene in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zijn de medewerkers daar stellig over. Het garanderen van de privacy van de bewoners is een speerpunt voor deze organisatie. De zoektocht naar een professionele en gebruiksvriendelijke oplossing leidde naar Zivver. 

Integraties Microsoft 365, Outlook en Obasi belangrijk voor zorgsector

Patrick Bervoets, DPO, getuigt: “De integratie van Zivver in Outlook en Obasi waren voor ons belangrijke redenen om voor Zivver te kiezen. Op deze manier garanderen we de privacy van onze patiënten op een gebruiksvriendelijke manier. Het is voor mij belangrijk dat wij ethisch verantwoordelijk met onze patiënten omgaan. Dat betekent in de 21e eeuw ook privacy online garanderen. Onze zorgverlening is op deze manier in vele facetten toekomstbestendig.”

Download gratis het e-book: De combinatie van Office 365 en Zivver Beperkt datalekken, verbetert compliance en bespaart kosten

Stijging van 65% aan veilig mailverkeer tijdens Covid-19 pandemie

Wist u trouwens dat de Zivver-klanten in België en Nederland maar liefst 65 procent meer veilige e-mails verstuurden sinds de uitbraak van de pandemie? Dit werd mede mogelijk gemaakt door de definitieve doorbraak van telewerk en bijhorende digitale communicatievormen. 

Maar er blijft nog heel wat werk aan de winkel, want die digitale communicatie is momenteel nog te versnipperd, met e-mail, chatberichten, berichtportalen, transfertools,… die elkaar voor de voeten lopen. Met haar Veilig Mailen-software wil Zivver in elk geval orde in de chaos scheppen en veilige en gebruiksvriendelijke communicatie mogelijk maken.



Meer weten?

E-book: Download het complete '8 praktische oplossingen voor beter digitaal communiceren in de zorg' e-book van zorgplatform Skipr en Zivver via deze link.

Benieuwd wat Zivver voor jouw zorgorganisatie kan betekenen? Bekijk de Zivver voor zorginstellingen pagina op onze website of bekijk onze pricing.

Geschreven door

Kevin Lamers

Gepubliceerd op juni 11, 2021

Laatst gewijzigd op juni 11, 2021