Chaos door meerdere videobeloplossingen? Zet use cases centraal

IT
3 min lezen
Use cases centraal zetten

Use cases centraal zetten

Iedere IT-manager zal het beamen. Het is lastig een balans te vinden tussen wat veilig is voor het netwerk en wat handig is in het gebruik.

Werknemers willen een oplossing zonder gedoe, een product waarvan de interface herkenbaar is en waarvan het gebruik niet te veel training vereist. De IT-manager kiest liever geen product dat datalekken kan veroorzaken of ervoor zorgt dat het netwerk traag wordt. Wiens stem weegt zwaarder?

Wat is belangrijker: Veiligheid of gebruikersgemak?

Natuurlijk hebben beide partijen gelijk. Elk product moet veilig zijn én makkelijk in het gebruik. De vraag is  meer: welke oplossing past het beste bij de behoefte van de gebruiker en de organisatie? En hoe maak je dat inzichtelijk?

De afgelopen maanden constateerde de wereld dat één virus talloze veranderingen teweeg kan brengen. Ook op het gebied van IT. Organisaties moesten razendsnel schakelen om hun mensen alle benodigde faciliteiten te geven om thuis door te werken. Dat ging best goed. Zorginstellingen maken enthousiast gebruik van slimme oplossingen om zorg op afstand te bieden. Ook het bedrijfsleven en de overheid zetten alle IT-benodigdheden in om hun teams aan het werk te houden. En dat blijft nog wel even zo. De rijksoverheid en gemeenten besloten onlangs dat hun werknemers, indien mogelijk, voor onbepaalde tijd blijven thuiswerken.  

Maar in de haast om iedereen aan het werk te houden en het contact met de klant of patiënt niet te verliezen, zijn er soms onhandige productkeuzes gemaakt die niet passen bij de huidige of toekomstige behoefte van de organisatie. De wildgroei aan oplossingen voor videobellen laat zien dat de afgelopen maanden veel ad-hoc beslissingen zijn genomen. Steeds meer organisaties die wij spreken nemen nu de tijd om goed te kijken naar wat een product biedt, hoe het gebruikt wordt en of het veilig is. Dat doe je door gebruik te maken van business use cases.

Wat is de use case voor videobellen?

Een business use case beschrijft (in niet-technische bewoordingen) hoe werknemers bepaalde processen of systemen kunnen inzetten om hun doelen te bereiken. Met andere woorden: een use case geeft inzicht in hoe en waarom een product wordt gebruikt om het werk uit te voeren. Dit proces maakt duidelijk wat belangrijk is voor een werknemer, een team of een bedrijf. Daar moet de IT-manager goed naar kijken, en volgens ons uitvoeriger dan naar bijvoorbeeld de uitgebreide technische eisen van een oplossing, of de commerciële eisen. 

Als organisaties een videobel-oplossing willen implementeren, zijn de volgende use case vragen belangrijk:

  1. Zijn er elementen die terugkomen bij alle of de meeste use-cases? Stel hiervoor dan een specifieke eis op. Zo zien wij terug dat er bij bijna alle use-cases rondom videobellen een aannemelijke kans bestaat dat er privacygevoelige informatie wordt uitgewisseld. Een algemene eis kan dan zijn dat het in alle gevallen mogelijk moet zijn om een gesprek te beveiligen met een wachtwoord.
  2. Hoe verhouden de verschillende use-cases zich tot elkaar? Is er sprake van losstaande use cases, of zijn ze met elkaar verweven?  Voorbeeld: We zien nu vaak nog aparte applicaties voor specifieke doeleinden terwijl dat eigenlijk niet noodzakelijk is (bijv aparte software op teleconferentie systemen in vergaderkamers). 
  3. Welke visie-aspecten van de organisatie moeten meegenomen worden bij de use case? Om een voorbeeld te geven: een zorginstelling stelt zelfstandigheid en zelfredzaamheid van cliënten centraal. Dan is het geweldig als de cliënt zelf een mantelzorger kan uitnodigen bij een videobel-gesprek met een arts. De cliënt is dus niet afhankelijk van degene die het online consult opzet (bijvoorbeeld de arts), maar kan zelf zijn mantelzorger erbij betrekken.

Door het inzetten van business use cases wordt niet alleen het beslissingsproces van de IT-manager eenvoudiger. Ook het management krijgt een veel beter inzicht hoe er gewerkt wordt, en waarom bepaalde IT-oplossingen wel of niet werken. Maar het grootste voordeel is dat werknemers, door ze centraal te stellen in de use case, gehoord worden. Deze erkenning zal zich vertalen in een soepele integratie en een enthousiast gebruik van de videobel-oplossing.

Zivver Meet is de beveilige videobeldienst voor de zorgsectoren en voldoet aan alle benodigde wet- en regelgeving. Geïnteresseerd in Zivver Meet en benieuwd wat het precies is? Klik dan op onderstaande knop om de productinformatie over Zivver Meet vrijblijvend te downloaden. 

Download productsheet

Geschreven door

Loet van Veghel

Gepubliceerd op oktober 2, 2020

Laatst gewijzigd op oktober 8, 2020