Ongebruiksvriendelijke NTA 7516 e-mail software? Daar zit niemand op te wachten!

5 min lezen
Man Computer

Man Computer

Op 20 mei 2020 werd certificatie voor de NTA 7516 mogelijk. Dat betekent in het kort dat alle organisaties die privacygevoelige gezondheidsinformatie verwerken, vanaf dit jaar NTA 7516 genormeerd moeten zijn. De normering is vooral relevant voor zorginstellingen, verzekeraars en gemeenten

Bij de keuze voor een veilig communicatieplatform dat NTA 7516 genormeerd is, zijn meerdere aspecten belangrijk, waaronder het kunnen blijven leveren van kwalitatief hoogstaande zorg, gebruiksvriendelijkheid en uiteraard veiligheid. In dit artikel lees je meer over waarom gebruiksvriendelijkheid een belangrijk aspect zou moeten zijn in het selectieproces voor de juiste NTA 7516 (lees hier meer over NTA 7516) genormeerde communicatiesoftware.

In dit artikel:
- Zo maakt gebruiksvriendelijke e-mail software het verschil 
- Zo werkt gebruiksvriendelijke NTA 7516 e-mail software in de praktijk
- Gebruiksvriendelijke e-mail software betekent betere zorg kunnen leveren

Zo maakt gebruiksvriendelijke e-mail software het verschil

Om maar met de deur is huis te vallen: gebruiksvriendelijkheid zou voorop moeten staan in je selectieproces omdat je je collega's niet moet willen opzadelen met een ingewikkelde of niet-gebruiksvriendelijke tool. Het gebruik van online communicatie (met name e-mail, chat en messaging) is immers een van de belangrijkste communicatiemiddelen waar medewerkers de hele dag gebruik van maken. Het is de kern van het digitale communicatieproces. Dat moet makkelijk en intuïtief blijven. En veilig. 

Zo stelt ook Wim Jellema, Staffunctionaris Privacy & Informatieveiligheid van de Dimence Groep (aanbieders van geestelijke gezondheidszorg, welzijn en maatschappelijke dienstverlening in Oost-Nederland). “Als zorgaanbieder willen en moeten we professionele verantwoorde zorg leveren die voldoet aan de kwaliteitsstandaarden. Daarbij hebben wij te maken met diverse normen en wet- en regelgeving waaronder de privacywetgeving waar al veel over is gezegd en geschreven. We willen datalekken in de communicatie voorkomen en daarvoor ter ondersteuning gerichte technologie inzetten. Wij zijn op zoek gegaan naar een software partij die ons een veilig ondersteunend product leveren, mét oog voor gebruiksgemak.

“Het gebruik van e-mail, chat en messaging is immers een van de belangrijkste communicatiemiddelen waar het gros van je medewerkers de hele dag gebruik van maken. Dat moet makkelijk en intuïtief blijven!“

Er is dus veel vraag naar software dat niet ‘alleen alle NTA 7516 vinkjes kan zetten’, maar juist gebruiksvriendelijkheid als uitgangspunt heeft. Alleen als je software gebruiksvriendelijk is, zullen medewerkers er daadwerkelijk gebruik van maken. Op deze manier waarborg je toch de veiligheid en uiteindelijk kan je door snellere communicatiestromen zelfs betere zorg leveren. Dat is waar het uiteindelijk om draait.

Zo werkt veilig NTA 7516-proof informatie delen via e-mail

Het zit in de aard van het dagelijkse werk van zorgprofessionals dat er bijvoorbeeld intern, of extern, een patiëntendossier, BSN-nummer, opname van een zorggesprek, of andere gevoelige zorginformatie gedeeld moet worden. Dit is cruciaal om goede zorg te kunnen leveren. Op dagelijkse basis wordt onze software dus honderden keren gebruikt.  

Zo werkt veilig e-mailen via ZIVVER 

 

Hierin is het derde punt in de video (error prevention technologie en bewustwording) voor veel partijen doorslaggevend: "Geen enkele andere tool droeg echter bij aan het databewustzijn van de gebruiker. Dat is jammer, omdat gedrag nu eenmaal een essentieel component is bij databeveiliging. ZIVVER biedt een veilig kanaal, voert controle uit op de ontvanger én betrekt de gebruiker bij dit proces. Daarmee stimuleert de tool direct ook gedragsverandering onder onze medewerkers. Die krachtige combinatie gaf voor ons de doorslag.", aldus Annemiek Knipscheer, Information Security Officer (ISO) bij het SJG Weert Ziekenhuis.

Is jouw organisatie al NTA 7516 compliant? ZIVVER heeft een handige checklist opgesteld, waarin de verschillende vereisten worden samengevat die nodig zijn om de norm na te leven. Vul de NTA 7516 checklist zo snel mogelijk in en zorg dat je voldoet aan de NTA 7516. 

Veilige communicatie betekent uiteindelijk meer efficiëntie en betere zorg leveren

Door de implementatie van software zoals hierboven beschreven, kunnen zorgprofessionals, verzekeraars en gemeenten op een snellere manier belangrijke informatie delen. Wat voorheen bijvoorbeeld per post, per fax, of eerst geprint moest worden, kan nu op een veilige manier online. Dat betekent in de praktijk dat er sneller geschakeld kan worden. Snelheid is van levensbelang in de zorg. Denk aan een dossier waarin misbruik vermeld staat bij een instelling als jeugdzorg, of een patiëntendossier met een medicatie-overzicht. Dit moet zo snel mogelijk van A naar B worden verstuurd, maar wel veilig. 

“Snelheid kan van groot belang zijn in de zorg. Denk aan een dossier waarin misbruik vermeld staat bij een instelling als jeugdzorg, of een dossier met een medicatie-overzicht. Dit moet zo snel mogelijk van A naar B verstuurd worden.”

Veilige communicatie, en al helemaal patiëntencommunicatie, moet iets zijn wat leeft door de hele organisatie. Dit kan alleen met positieve gebruikerservaringen. “De gebruikerservaring is overwegend positief. We zijn zeer tevreden over het hele proces van implementatie tot gebruik. En het doel om veilig te kunnen mailen naar externe contacten is bereikt.”, aldus een zeer positieve review over ZIVVER op Gartner. En onder de streep bespaart het veel tijd en dus geld. Denk alleen al aan die printkosten en zaken die vertraging oplopen door het handmatig moeten delen of het faxen van dossiers. Er zijn zelfs partijen die privacygevoelige informatie nog per koeriersdienst laten versturen van A naar B. 

Hoe kan veilige communicatie software leiden tot productiever werken?

Met een software-vergelijking simpelweg op NTA 7516 verifiëring doe je jezelf en jouw organisatie te kort. Je kan je toch niet voorstellen dat je kiest voor een partij, maar vervolgens bijvoorbeeld geen functioneel mailadres meer kan gebruiken om veilig te communiceren. Dit soort afwegingen zijn belangrijk om mee te nemen in je beslissing voor een software - en dat is precies waar ZIVVER uitstijgt boven de concurrentie. Dat zou cruciaal moeten zijn in de afweging voor een platform. "Desalniettemin dwingen we onze partners met de introductie van een veilig kanaal tot een extra handeling. Onervaren gebruikers kunnen dit als complex ervaren. Mede daarom is de grote gebruiksvriendelijkheid van ZIVVER een belangrijk voordeel.", zo stelt ook Annemiek Knipscheer, Information Security Officer (ISO) bij het SJG Weert Ziekenhuis. Dit is een belangrijke efficiëntieslag voor het ziekenhuis. 

Veel meer dan alleen veilige e-mail; veilig videobellen, veilig bestanden delen, encryptie, 2FA

Gebruiksvriendelijkheid stopt natuurlijk niet bij communicatie via e-mail, stelt Rick Goud, oprichter van ZIVVER. “Naast het gebruiksgemak kan je stellen dat wij altijd voorlopen op andere partijen. Wij zorgen dat je nooit voor gekke verrassingen, nieuwe wetgeving of andere onverwachte zaken komt te staan. Dat is de belofte van ZIVVER. Wij zijn een SaaS software platform voor veilig communicatie, maar ook echt een kennispartner”, belooft Goud. “Zo waren wij bijvoorbeeld als eerste in Nederland NTA 7516 geverifieerd, hebben we onlangs een veilige videobel-dienst gelanceerd (ZIVVER Meet) en werken we naar implementatie van digitaal ondertekenen en veilige digitale formulieren. Een alles-in-1 veilige communicatie-platform dat met je meedenkt en ontzorgt. Daar wordt uiteindelijk de zorg ook beter van! Een win-win-situatie!”, besluit Goud.

Wil je meer weten over de eisen en hoe jouw organisatie ervoor staat?

DOWNLOAD DE CHECKLIST

Geschreven door

Kevin Lamers

Gepubliceerd op juli 22, 2020

Laatst gewijzigd op augustus 24, 2020