Grote bestanden versturen vanuit je e-mailprogramma

3 min read
Hoe verstuur je grote bestanden?

In een recent wereldwijd onderzoek onder meer dan 6000 werknemers en meer dan 600 IT- en beveiligingsprofessionals constateren we dat het stijgende aantal productiviteitsplatforms werknemers verhindert om efficiënt en veilig te werken.

Meer dan de helft van de werknemers heeft de laatste twee jaar het aantal samenwerkingstools zien toenemen, waardoor ze extra training nodig hebben, en zich minder goed kunnen concentreren. Dit heeft geleid tot meer stress, moeite om zich even los te maken en, natuurlijk, meer gegevensincidenten.

In onze nieuwe wereld van hybride werken op afstand vertrouwen werknemers meer dan ooit op samenwerkingsplatforms om met collega's en externe partijen in contact te komen. Maar als werknemers gedwongen worden van platform te wisselen om eenvoudige taken uit te voeren, gaat dat ten koste van de productiviteit. In combinatie met de zich ontwikkelende wetgeving inzake gegevensbescherming en de grotere aandacht voor digitale beveiliging, is het niet verwonderlijk dat werknemers het moeilijker dan ooit vinden om zich op hun dagelijkse taken te concentreren.

E-mail blijft het communicatiemiddel waar we het meest op vertrouwen voor het delen van gevoelige informatie. Maar als je grote klantendossiers, patiëntendossiers of contracten wilt delen, is dat allesbehalve eenvoudig.

Het probleem met externe platforms voor bestandsuitwisseling

Outlook, Gmail, en Microsoft 365 leggen allemaal beperkingen op aan de bestandsgrootte, waardoor werknemers moeten overschakelen op externe platforms voor bestandsuitwisseling. Om een aantal redenen is dit problematisch:

  • Externe platforms zijn niet geïntegreerd met bestaande platforms en workflows, waardoor medewerkers gedwongen worden buiten hun vertrouwde e-mailomgeving te werken.
  • Ze leggen ook beperkingen op; de gratis versies van platforms voor bestandsuitwisseling beperken de bestandsgrootte vaak tot 2 GB.
  • Sommige platforms voldoen ook niet aan de nalevingseisen (WeTransfer is bijvoorbeeld niet in overeenstemming met HIPPA).
  • En tenslotte, hoewel externe platforms een aantal veiligheidsmaatregelen kunnen bieden om doorgestuurde bestanden te beschermen, bieden ze geen bescherming tegen de vandaag de dag voornaamste oorzaak van gegevenslekken — menselijke fouten — wat betekent dat een groot gegevensincident slechts één klik verwijderd is.

De oplossing voor het versturen van grote bestanden

Volgens onderzoek vertrouwt meer dan 90% van de werknemers in hun dagelijkse werk op e-mail. Organisaties moeten slimme technologieën inzetten om een extra beveiligingslaag toe te voegen aan hun bestaande e-mailprogramma's en de mogelijkheden die ze bieden te versterken; namelijk de overdracht van grote bestanden. Het goede nieuws is dat deze technologie al bestaat.

Oplossingen van de 3e generatie kunnen naadloos in bestaande e-mailclients geïntegreerd worden (waaronder Gmail, Outlook en Microsoft 365), zodat werknemers moeiteloos en veilig grote bestanden (tot 5 TB) kunnen delen.

Vanuit het comfort van hun vertrouwde e-mailomgeving kunnen werknemers meerstapsverificatie instellen om ervoor te zorgen dat alleen de juiste ontvangers toegang krijgen tot bestanden, en bestanden terughalen in het geval dat er iets mis gaat.

Bovendien kunnen contextuele, door machine learning aangestuurde bedrijfsregels de aanwezigheid van gevoelige gegevens in bijlagen en andere veelgemaakte fouten signaleren en medewerkers daarop attent maken — zodat gebruikers fouten kunnen corrigeren en e-mails met één klik kunnen versleutelen.

Kortom, als het om digitale communicatieoplossingen gaat, moet de nadruk liggen op kwaliteit, niet op kwantiteit. Werknemers gebruiken graag e-mail; het is vertrouwd en universeel. Door oplossingen van de 3e generatie toe te passen voor het beveiligen van grote bestanden vóór, tijdens en na het verzenden, kunnen mensen efficiënt en met vertrouwen hun werk doen.

Ontdek hoe Zivver je e-mailclient kan opwaarderen om de overdracht van grote bestanden voor je organisatie mogelijk te maken.

First published -
Last updated - 25/07/22
Gratis demo
ticker-tape-arrow-icon
Gratis demo
ticker-tape-arrow-icon
Gratis demo
ticker-tape-arrow-icon

Klaar om er wat dieper in te duiken? Wij wel!

ZIVVER_FOOTER_20%