Gebruikerstip: Laat een bericht automatisch vervallen

Iedere organisatie wil controle houden over verzonden data. Voorheen was het al mogelijk om veilige berichten handmatig terug te trekken. Met de nieuwe feature (vanaf Office plug-in versie 3.0) is het nu mogelijk om automatisch het bericht terug te trekken na een bepaalde periode.

Deze nieuwe feature helpt niet alleen om snel een fout ongedaan te maken, maar ook bij het voldoen aan de AVG. Als organisatie kun je nu instellen dat alle veilige berichten na bijvoorbeeld één jaar (of een X aantal weken of uren) worden terug getrokken. Op deze manier voorkomt de organisatie dat gevoelige informatie onbeperkt beschikbaar blijft. 

Naast de organisatorische instellingen voor intern beleid, kan iedere verzender zijn eigen vervaldatum instellen. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van een CV. Dit document wil je wellicht al na 30 dagen laten vervallen in plaats van na een jaar.

Dit zijn de mogelijkheden:

• Stel als beheerder van een organisatie een standaard verloopdatum in. 
• Stel als verzender voorafgaand aan verzenden een specifieke verloopdatum in.
• Trek een verzonden bericht met onmiddellijke ingang in.
• Trek een verzonden bericht na een bepaalde verloopdatum in.

Voor iedere mogelijkheid kun je aangeven of je dit alleen wil doorvoeren voor de ontvanger of voor iedereen (inclusief jezelf).

Als een vervaldatum is ingesteld voor een bericht, dan zien zowel de verzender als de ontvanger in de conversatie een melding wanneer het bericht wordt ingetrokken/verwijderd. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.