5 redenen waarom organisaties voor ZIVVER kiezen

7 min lezen

De vergelijking van verschillende leveranciers voor veilige communicatie heeft nogal wat voeten in de aarde. Het is het goed om te kijken wat verschillende partijen aanbieden, prijzen te vergelijken, maar ook verder te kijken dan dat. Het kan namelijk zijn dat als je alleen op prijs af gaat, ‘alle compliance vinkjes hebt gezet’, je alsnog opgezadeld zit met een ongebruiksvriendelijke tool met slechte adoptie onder jouw collega's. 

We hadden dit een “wij van wc-eend adviseren wc-eend” artikel kunnen maken, maar in plaats daarvan vroegen we onze klanten in diverse sectoren waarom ze voor ZIVVER hebben gekozen. Daar kwamen 5 doorslaggevende redenen uit om voor ZIVVER te kiezen. 

In dit artikel 5 redenen waarom organisaties voor ZIVVER kiezen:
1. Altijd verzekerd van compliancy voor veilig mailen
2. Gebruiksgemak zorgt voor hoge adoption rate en kostenbesparing
3. Bewustwording van wat je verstuurt (en zo het voorkomen van datalekken)
4. Integraties met andere systemen
5. Ook mensen buiten de organisatie makkelijk bereiken en grote bijlagen versturen en ontvangen 


1. Altijd verzekerd van compliancy voor veilig mailen

Het geeft een goed gevoel om met een partij in zee te gaan waarbij je altijd verzekerd bent van het voldoen aan wet- en regelgeving. Vooral als het gaat om bijvoorbeeld NTA 7516 (relevant voor de zorg, gemeenten en verzekeraars) en natuurlijk de GDPR (AVG). Dat is zeer belangrijk omdat er tegenwoordig steeds meer privacygevoelige informatie digitaal gedeeld wordt.

Zo stelt ook Danielle Drenthen, Office Manager Samenwerkingsverband Primair Onderwijs Amsterdam Diemen: “De medewerkers van het SWV Primair Onderwijs Amsterdam Diemen verwerken erg veel privacygevoelige informatie. We werken dagelijks met dossiers van leerlingen, die we vaak verzenden. Daarnaast zijn er ook andere documenten en e-mails met informatie over leerlingen die we versturen naar scholen, ouders en hulpverleningsinstanties. Dat gebeurde via e-mail, de onveilige weg. Want e-mail is snel en makkelijk, iedereen heeft het. Maar met ZIVVER is dat allemaal opgelost.” 

"De kern van ZIVVER is altijd geweest om veilig communiceren toegankelijk te maken en te integreren in de dagelijkse werkzaamheden."

Om diezelfde reden (het belang van het kunnen blijven gebruiken van e-mail) is Bergman Clinics in een vroeg stadium al op zoek gegaan naar een partij die ondersteuning kon bieden. Daarom is er voor gekozen om e-mails naar cliënten op een extra beveiligde manier via ZIVVER te versturen. “Onze patiënten vertrouwen er op dat hun privégegevens optimaal zijn beveiligd”, vertelt Colette Haddon, functioneel applicatie en systeembeheerder bij Bergman Clinics

Ditzelfde geldt natuurlijk voor accountants. “Als accountants zitten wij natuurlijk altijd op een hele bult met vertrouwelijke gegevens”, zegt Rolf Rudolphy, senior accountant en IT manager bij Van der Veen & Kromhout Registeraccountants en Belastingadviseurs. “Wij menen ook dat klanten er op mógen vertrouwen dat wij zo goed mogelijk met hun informatie omgaan. Voor de minder gestructureerde stromen die per e-mail gaan, is ZIVVER een mooie aanvulling. Voor ons was doorslaggevend dat ZIVVER werkt met twee factor authenticatie, in ons geval sms-codes. Zodat, mocht een e-mail in verkeerde handen komen, dat niet leidt tot een inbreuk op de vertrouwelijkheid van gegevens.”

2. Gebruiksgemak zorgt voor veelvuldig gebruik en kostenbesparing

Gebruiksgemak is misschien wel de kern van ZIVVER. Als we terug gaan naar waarom en hoe ZIVVER eigenlijk gebouwd is, dan kom je al snel uit bij gebruiksgemak. De kern van ZIVVER is altijd geweest om veilig communiceren toegankelijk te maken en te integreren in de dagelijkse werkzaamheden, zonder dat de gebruiker daar veel van merkt. 

Je hoeft zo min mogelijk extra stappen te zetten. Een voorbeeld hiervan is dat ZIVVER geen aparte verzendknop heeft. Je hoeft niet iedere bijlagen te verifiëren en ZIVVER staat erom bekend minder irrelevante waarschuwingspop-ups te generen. “Het moet veilig maar ook werkbaar blijven. Veilig mailen vraagt om een andere werkwijze. Je moet er iets extra’s voor doen, maar dat is nou eenmaal zo. ZIVVER is dan een hele makkelijke oplossing.’ - Caroline Wesseling (onderwijsadviseur bij Samenwerkingsverband Amsterdam Diemen).  

Hier is Bergman Clinics het mee eens. Collette Hardon: “Belangrijk pluspunt is dat medewerkers privacygevoelige informatie veilig kunnen versturen naar alle ontvangers. Dat gaat bovendien snel en met weinig extra handelingen, zodat onze medewerkers geen hinder ondervinden tijdens hun dagelijkse bezigheden. De feedback die we van hen ontvangen is dan ook merendeels positief.”

"Deze bedrijfsregels regels geven waarschuwing zodra zij vermoeden dat je een privacygevoelige mail wil versturen en worden getraind met artificial intelligence. "

Dat gebruiksgemak komt vaak naar voren bij partijen die voorheen al werkten met een andere oplossing voor veilige communicatie. “De gemeente Hof van Twente maakte eerder al gebruik van een oplossing om veilig te kunnen e-mailen, maar deze oplossing was te kleinschalig en niet binnen de hele gemeente toepasbaar. We zijn daarom op zoek gegaan naar een nieuwe oplossing. Na een uitgebreide verkenning kwam ZIVVER als beste oplossing naar voren.”, zo stelt Jaap de Jonge, beleidsmedewerker informatievoorziening

3. Bewustwording en het voorkomen van datalekken

Bewustwording is niet alleen belangrijk om veilig communiceren te garanderen, maar tegenwoordig ook onderdeel van de NTA 7516 normering. De ZIVVER bedrijfsregels zijn een belangrijk onderdeel van de software die bijdragen aan dat bewustzijn. Deze bedrijfsregels regels geven waarschuwing zodra zij vermoeden dat je een privacygevoelige mail wil versturen en worden getraind met artificial intelligence. 

"ZIVVER kan je integreren met bijvoorbeeld Outlook en Gmail. Maar dat is slechts het topje van de ijsberg." 

Dat gaf voor SJG Ziekenhuis de doorslag. Annemiek Knipscheer, voormalig Information Security Officer (ISO) bij het SJG Weert Ziekenhuis: “Geen enkele andere tool droeg echter bij aan het databewustzijn van de gebruiker. Dat is jammer, omdat gedrag nu eenmaal een essentieel component is bij databeveiliging. ZIVVER biedt een veilig kanaal, voert controle uit op de ontvanger én betrekt de gebruiker bij dit proces. Daarmee stimuleert de tool direct ook gedragsverandering onder onze medewerkers. Die krachtige combinatie gaf voor ons de doorslag." 

Hetzelfde geldt voor de Gemeente Epe. “We hebben afgesproken de privacy goed te regelen. Dat is belangrijk, zowel voor burgers als voor de professionals zelf. Veilig e-mailen maakt hier deel van uit. Aan de hand van de vooraf ingevoerde woordenlijst alarmeert ZIVVER de medewerker over de privacygevoeligheid van informatie. Typ je bijvoorbeeld in de e-mail het woord BSN, dan verschijnt er direct een melding dat je mogelijk met privacygevoelige informatie werkt, die beveiligd verstuurd moet worden.”, aldus Patrick Boon, voormalig projectleider informatievoorziening bij Gemeente Epe.

4. Integraties met andere systemen

ZIVVER kan je integreren met bijvoorbeeld Outlook en Gmail. Maar dat is slechts het topje van de ijsberg. Uiteindelijk kan de ZIVVER API ingezet worden om het te integreren in platformen die je binnen je organisatie gebruikt. Zo is het platform eigenlijk voor elk type organisatie geschikt en kan je snel beginnen met het gebruik. 

Binnen onze veiligheidsregio werken veel verschillende organisaties samen", vertelt McLean, Adviseur ICT bij de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. "Van ziekenhuizen, ambulancediensten en de brandweer tot aan specialistische hulpverleners die werken met probleemjongeren of gezinnen. Al deze organisaties verwerken gevoelige persoonsgegevens. Denk aan gegevens van slachtoffers, patiënten en burgers, maar bijvoorbeeld ook aan de keuringsrapporten van de vrijwillige brandweer. Elke organisatie had tot november 2017 zijn eigen oplossingen om die data veilig te delen.” McLean: “Dat resulteerde in een soort lappendeken van beveiligingsmaatregelen. Elk van die oplossingen schermde een deel van de communicatie af, maar geen enkele oplossing bood beveiliging van A tot Z. Veel communicatie verliep noodzakelijkerwijs via fax, WeTransfer of een aantal andere onveilige kanalen. Een onduidelijke en onwenselijke situatie. ZIVVER heeft dit voor ons opgelost.” 

"Burgers en andere externen kunnen ook op eigen initiatief ZIVVER berichten versturen middels conversatiestarter en een gratis consumenten-account."

Dit kan Van der Veen & Kromhout beamen: “De implementatie van ZIVVER was eigenlijk geen issue. We installeerden de Outlook plug-in, gekoppeld aan de ADFS-omgeving die we al hadden. Dat is probleemloos en vlot verlopen. Dat maken we met andere software wel eens anders mee. We beschikten al over de mobiele nummers die klanten gebruikten om in te loggen op de portal, dus die gebruiken we ook om veilig te mailen.”

5. Mensen buiten de organisatie makkelijk bereiken en grote bijlagen versturen en ontvangen

ZIVVER wordt veel gebruikt om gevoelige informatie binnen de eigen organisatie uit te wisselen, maar ZIVVER wordt ook zeer vaak ingezet in de externe communicatie naar patiënten, klanten, leerlingen, noem maar op. Dan is het fijn dat het mogelijk is om dit binnen dezelfde software te doen. Daarnaast kan je met ZIVVER tot 5TB versturen, dus er zijn vrijwel geen bestanden die je niet veilig kan delen.

“Voor de uitwisseling van patiëntgegevens met onze partners hebben we verschillende mogelijkheden”, vertelt Annemiek Knipscheer, voormalig Information Security Officer (ISO) van SJG Weert. “Er was echter geen structurele oplossing voor veilige communicatie met partners waar wij zelf patiënten naar doorverwijzen. Fax bleek dan het meest veilige middel. Om een structureel veiligere en meer gebruiksvriendelijke optie te kunnen bieden, kozen we een half jaar geleden voor ZIVVER.”

Operationeel kan elke organisatie dat inrichten hoe zij dit zelf willen. “Met de ouders waarmee we contact onderhouden spreken we een toegangscode af, of ze krijgen de optie tot een SMS-code. We hebben te maken met veel verschillende ouders en we willen het iedereen zo makkelijk mogelijk maken. Veilig mailen vraagt om wat meer uitleg in het traject, daarom is het fijn dat ZIVVER zo gebruiksvriendelijk is. De notificatiemail is bijvoorbeeld heel duidelijk.’ Caroline Wesseling (onderwijsadviseur bij Samenwerkingsverband Amsterdam Diemen)

Burgers en andere externen kunnen ook op eigen initiatief ZIVVER berichten kunnen versturen middels conversatiestarter en een gratis consumenten-account. Dit ontzorgt en maakt veilig mailen erg toegankelijk voor alle betrokken partijen. “Tot slot is het fijn dat burgers geen account hoeven aan te maken en toch een veilig retourkanaal hebben. Dat je ook grote bestanden kunt versturen en geen gebruik meer hoeft te maken van Dropbox of WeTransfer beschouwen we als mooie ‘bijvangst’.”, besluit Hof van Twente

Wil je meer informatie over wat ZIVVER voor jouw organisatie kan betekenen?
Bekijk onze prijs-pagina, of download de product sheet om technisch meer te weten te komen over onze veilige communicatie producten. 

Download de productsheet

Geschreven door

Kevin Lamers

Gepubliceerd op juli 24, 2020

Laatst gewijzigd op oktober 7, 2020