Vergaderingen, deadlines, eindeloze takenlijsten – we hebben het nog nooit zo druk gehad.
We moeten allemaal efficiënt kunnen werken, met de zekerheid dat we geen datalek veroorzaken voor onze organisatie.
Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan.
Het lijkt wel alsof er geen dag voorbijgaat zonder dat er een bedrijf in het nieuws komt vanwege een datalek. En helaas wijzen de meest recente cijfers van privacytoezichthouders (waaronder de Britse ICO) uit dat menselijke fouten – dus geen cyberaanvallen – de grootste oorzaak zijn van gemelde datalekken.
Of het nu gaat om een e-mail die per ongeluk naar de verkeerde persoon is gestuurd, of een bestand met gevoelige informatie dat onopgemerkt wordt gedeeld – zo'n incident ligt altijd maar één klik verder.
Daarom delen we vijf handige tips om ervoor te zorgen dat elke gevoelige e-mail of elk bestand dat je verstuurt, veilig en beschermd blijft – van opstellen tot verzenden en daarna.
1. Blijf bij e-mail
We gebruiken steeds meer samenwerkings- en communicatieplatforms, maar dat betekent niet dat we ook productiever zijn. Uit ons nieuwste onderzoek blijkt juist dat medewerkers digitale vermoeidheid en burn-out ervaren door het constante schakelen tussen verschillende tools – wat de kans op datalekken vergroot.
Wat kun je doen?
E-mail is vertrouwd, universeel en gemakkelijk voor de ontvanger. In plaats van mensen te laten afwijken van hun bestaande werkwijze, geef je ze technologie die naadloos integreert met hun vertrouwde e-mailomgeving (Outlook, Office 365, Gmail). Zo wordt digitale veiligheid eenvoudig en vanzelfsprekend.
2. Zorg dat je kunt vertrouwen op terughalen
Iedereen kent dat gevoel wel: je beseft dat je een e-mail naar de verkeerde persoon hebt gestuurd (au!). Hoe voorzichtig je ook bent, fouten gebeuren. Daarom is het cruciaal dat je toegang tot een e-mail of bijlage kunt intrekken als dat nodig is.
Wat kun je doen?
In standaard e-mailprogramma’s is het vrijwel onmogelijk om e-mails effectief terug te halen. Maar met slimme geïntegreerde oplossingen kun je snel en betrouwbaar toegang intrekken. Wordt een bericht ingetrokken vóórdat de ontvanger het opent, dan weet je zeker dat het datalek is voorkomen. Opluchting!
3. Gebruik multifactorauthenticatie (2FA)
Je stuurt net een zeer gevoelig bestand naar een klant – met persoonsgegevens en financiële gegevens – en je verzendt het veilig. Goed bezig! Maar hoe weet je zeker dat alleen de juiste persoon toegang krijgt?
Wat kun je doen?
Twee- of multi-factor-authenticatie is inmiddels ingeburgerd en verhoogt de veiligheid aanzienlijk. Voor jouw ontvangers laat het ook zien dat jouw organisatie serieus omgaat met databeveiliging. Met een intuïtieve oplossing voeg je deze beveiligingslaag eenvoudig toe binnen je bestaande e-mailomgeving, zonder extra stappen.
4. Stuur grote bestanden veilig via e-mail
Standaard e-mailclients beperken de grootte van bestanden, waardoor je moet uitwijken naar externe platforms. Dat brengt risico’s met zich mee:
- Het schakelen tussen tools verstoort je workflow
- Veel gratis platforms hanteren limieten van 2 GB
- Niet alle diensten zijn compliant met privacywetgeving
- En belangrijker nog: ze voorkomen menselijke fouten niet
Wat kun je doen?
Of je nu een presentatie van 300 GB of een videobestand van 2 TB verzendt – doe het via e-mail. Gebruik een slimme beveiligingsoplossing die grote bestanden eenvoudig en veilig verstuurt, geïntegreerd in je bestaande e-mailprogramma.
5. Wie beheert jouw encryptiesleutels?
Je e-mail is versleuteld en je hebt op ‘verzenden’ gedrukt – dus alleen jij en de ontvanger kunnen het lezen, toch? Helaas niet. Veel leveranciers houden toegang tot encryptiesleutels, wat betekent dat zij – of zelfs overheden of hackers die toegang krijgen tot hun systemen – jouw gegevens kunnen inzien.
Wat kun je doen?
Alleen de beoogde ontvanger mag jouw bericht lezen. Kies daarom voor een geïntegreerde oplossing die werkt volgens een zero-keys, zero-access-architectuur. Hierbij is end-to-end-beveiliging gegarandeerd, met Transport Layer Security (TLS) als extra beveiliging tussen jou en de ontvanger. Hoe kan Zivver je helpen?
