Contact Sync

Beveiliging met tweefactorauthenticatie is gewenst en anders wel verplicht

Het gebruik van twee-factorauthenticatie (2FA) om toegang te krijgen tot systemen of informatie is tegenwoordig niet meer weg te denken in organisaties. 2FA heeft in alle opzichten de voorkeur boven andere vormen van beveiliging. Daarom wordt dit ook aangeraden door alle relevante instanties, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens en het NCSC. Ook staat het in alle relevante normen, zoals de NTA 7516, en staat het expliciet in de aankomende NIS2-verordening.

Maar wat is dan haar mobiele telefoonnummer?

Jouw organisatie heeft dan ook als beleid om bepaalde gevoelige informatie met 2FA te beveiligen. Denk aan persoonsgevoelige of bedrijfsgevoelige informatie. Als de 2FA van de ontvanger al bekend is bij Zivver, is het extra beveiligen van je mail eenvoudig. Veilig mailen aan (handmatig of automatisch), druk op verzenden en klaar is Kees! Maar het wordt voor jouw collega veel ingewikkelder als de 2FA nog niet bekend is binnen het Zivver adresboek van jouw organisatie.

Actueel houden van toegangscodes en telefoonnummers is een uitdaging

Elke keer dat authenticatiegegevens voor een ontvanger niet beschikbaar of niet actueel zijn, heeft een medewerker een extra taak. Zij moeten een telefoonnummer achterhalen of een toegangscode afspreken en deze invullen. Deze taken leiden af van de eigenlijke werkzaamheden. Ook voor ontvangers leiden achterhaalde gegevens tot problemen. Zij kunnen berichten niet direct openen en moeten contact zoeken met de verzender om dit probleem te verhelpen. Het platform van Zivver ondersteunt deze interactie, maar voorkomen is beter dan genezen!

Introductie van nieuwe functie Contact Sync

Zivvers missie is het vertrouwen in veilige communicatie te versterken. Daar hoort bij dat je als verzender en ontvanger weet dat je berichten echt veilig uitwisselt, met een zo klein mogelijke impact op je normale werkwijze. Met Contact Sync introduceert Zivver nu een volautomatische functie die authenticatiegegevens van ontvangers voor gebruik bij veilig mailverkeer actueel beschikbaar maakt. Dit gebeurt op een volledig veilige manier, met bescherming van persoonsgegevens conform wet- en regelgeving. De functie realiseert een koppeling met de database(s) met contactgegevens in jouw organisatie, zoals het CRM, EPD, ERP, etc. Een update van contactgegevens  in het gekoppelde systeem leidt direct tot een update van verificatiegegevens voor veilige mail via Zivver.

Voorbeeld:

1. Een persoon meldt zich aan bij jullie organisatie. Zijn contactgegevens worden geregistreerd in het CRM-systeem.
2. De medewerker wil de persoon een update sturen over zijn aanvraag. Hij stuurt een beveiligde e-mail die automatisch wordt beveiligd met het telefoonnummer van de persoon in kwestie. Er zijn geen extra handelingen nodig.
3. Het individu ontvangt bij het lezen van de e-mail een SMS-code en kan de informatie direct lezen.
4. Bij een volgend contact meldt dezelfde persoon dat hij een nieuw telefoonnummer heeft. Dit leidt tot een update van het CRM-systeem.
5. Voor een nieuw beveiligd bericht zijn de actuele telefoongegevens beschikbaar zonder enige handeling van de medewerker.

Belangrijkste Kenmerken

Contact Sync geeft een belangrijke verbetering van de bescherming en het gebruiksgemak van veilige mail:

Modern: 
Een REST API realiseert een veilige en moderne koppeling tussen jouw bronsysteem en het platform van Zivver

Eenvoudig: 
Het realiseren van de API-koppeling is razendsnel gedaan. API keys maak je met enkele muisklikken op de admin pagina’s van je eigen Zivver omgeving.

Veilig: 
De uitwisseling van gegevens gebeurt versleuteld. Persoonsgegevens zoals mobiele telefoonnummers blijven ook binnen Zivver optimaal beschermd: ze zijn beschikbaar voor het afleveren van SMS-berichten, maar niet inzichtelijk voor uw medewerkers. Misbruik is uitgesloten.

Toegevoegde Waarde voor Uw Organisatie

Contact Sync ondersteunt het realiseren van een veilige omgeving, zonder onnodige belasting voor medewerkers en ontvangers:

• Bespaar waardevolle tijd van medewerkers voor het achterhalen, invoeren en bijwerken van authenticatie informatie
• Verzeker de inzet van de beste beschikbare beveiligingsmethode
• Zorg dat informatie altijd veilig, compliant en actueel is
• Voorkom dat medewerkers uitwijken naar onveilige ‘shadow IT’ met veel lagere veiligheid

Neem contact met ons op om Contact Sync te gaan gebruiken:
Omarm de toekomst van slimme e-mailcommunicatie met de geavanceerde mogelijkheden voor het voorkomen van datalekken van Zivver. Bescherm uw gegevens, handhaaf de nauwkeurigheid in communicatie en zorg ervoor dat uw e-mails de beoogde ontvangers bereiken. Neem contact op met jouw customer success manager of het Zivver support team (support@zivver.com) om je use case te bespreken en Contact Sync te gaan gebruiken.